Zarządzenie Nr 55/2010 Wójta Gminy Michałowice z dnia 14 kwietnia 2010 r.
w sprawie nadania Urzędowi Gminy Michałowice regulaminu organizacyjnego.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami) Wójt Gminy zarządza, co następuje:
Urzędowi Gminy Michałowice nadaje się Regulamin O Urzędu Gminy Michałowice w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.
Traci moc Zarządzenie Nr 26/2009 Wójta Gminy Michałowice z dnia 18 marca 2009r.w sprawie nadania Urzędowi Gminy Michałowice regulaminu organizacyjnego z późniejszymi zmianami.
Zarządzenie wchodzi w życie od 1 maja 2010r.
Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Michałowice.
1) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Michałowice,
2) Radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Michałowice,
3) Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć odpowiednio – Wójta Gminy Michałowice, Zastępcę Wójta Gminy Michałowice, Sekretarza Gminy Michałowice, Skarbnika Gminy Michałowice,
4) Statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Michałowice,
5) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Michałowice,
6) Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć referat, biuro, wieloosobowe lub jednoosobowe samodzielne stanowisko pracy.
1. Urząd jest aparatem wykonawczym Wójta realizującym zadania wynikające z zakresu kompetencji Wójta Gminy, a także związane z obsługą Rady.
2. W szczególności Urząd realizuje zadania:
1) własne gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz innych ustaw szczególnych,
2) zlecone z zakresu administracji rządowej,
3) powierzone, wynikające z zawartych porozumień z organami administracji rządowej oraz innymi jednostkami samorządu terytorialnego,
4) wynikające z uchwał i stanowisk Rady oraz zarządzeń i decyzji Wójta.
3. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.
4. W Urzędzie obowiązuje instrukcja kancelaryjna dla urzędów gmin oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.
1) rejestr kancelaryjny – dziennik korespondencyjny,
2) rejestr przepisów gminnych,
3) rejestr uchwał rady gminy,
4) rejestr stanowisk rady gminy,
5) rejestr interpelacji radnych,
6) rejestr zarządzeń wójta gminy,
7) rejestr stanowisk wójta,
8) rejestr decyzji administracyjnych,
9) rejestr miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
10) rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy,
11) rejestr decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,
13) rejestr skarg i wniosków,
14) rejestr kontroli wewnętrznej,
15) rejestr wniosków o udostępnianie informacji publicznej,
16) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
17) rejestr zamówień publicznych powyżej 14 000zł,
18) rejestr zamówień publicznych poniżej 14 000zł,
19) gminna ewidencja zabytków,
20) ewidencja zbiorników bezodpływowych,
22) ewidencja umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości,
23) rejestr upomnień dotyczących decyzji za zajęcie pasa drogowego,
24) wykaz firm posiadających zezwolenie na odbiór odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz opróżnianie zbiorników bezodpływowych,
26) wykaz przepompowni ścieków,
27) inwentaryzacja oświetlenia ulicznego,
28) rejestr dostawców ścieków.
1. Celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie obowiązuje Kodeks Etyki Pracowników Urzędu Gminy Michałowice w brzmieniu stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu.
2. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się postanowieniami Kodeksu Etyki Pracowników Urzędu Gminy Michałowice i zobowiązanie do przestrzegania zasad z niego wynikających stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
5. Filia Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska ma swoją siedzibę w Komorowie przy ul. Głównej 38.
2) wtorek, środa, czwartek, piątek 800 – 1600.
ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA,
SEKRETARZA I SKARBNIKA GMINY
1. Wójt wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym, ustawach szczególnych oraz statucie Gminy.
3. Wójt kieruje oraz koordynuje realizację zadań obronnych, obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego.
4. Do zakresu zadań Wójta jako Kierownika Urzędu należy:
1) kierowanie bieżącymi sprawami Urzędu Gminy,
2) składanie Radzie okresowych sprawozdań z realizacji zadań Urzędu,
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
5) zapewnianie przestrzegania prawa przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
6) okresowe zwoływanie, nie rzadziej niż raz w miesiącu, narad z udziałem kierowników komórek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,
7) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, w szczególności w zakresie podziału zadań,
8) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
9) prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
10) upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w imieniu Wójta decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
11) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady,
12) pełnienie bezpośredniego nadzoru nad:
b) Referatem Geodezji i Rolnictwa,
c) Referatem Planowania Przestrzennego,
f) Stanowiskiem ds. Kontroli Wewnętrznej,
i) Pełnomocnikiem ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Uzależnień,
j) Pionem Ochrony Informacji Niejawnych,
Zastępca Wójta wykonuje wyznaczone przez Wójta zadania, w zakresie powierzonym i na podstawie udzielonych upoważnień, a w szczególności:
3) składa, w imieniu gminy, w przypadku udzielenia pełnomocnictwa przez Wójta, oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem,
4) koordynuje prace związane z opracowywaniem wieloletnich programów inwestycyjnych,
5) współpracuje ze Skarbnikiem w przygotowaniu i realizacji budżetu Gminy w zakresie zadań inwestycyjnych, remontowych i gospodarki komunalnej,
6) w uzgodnieniu z kierownikami i dyrektorami gminnych jednostek organizacyjnych prowadzi sprawy z zakresu prac remontowych i eksploatacyjnych budynków (zaopatrzenie w wodę, energię elektryczną i gazową, gospodarka wodno- ściekowa),
a) Referatem Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,
b) Referatem Inwestycji i Remontów,
d) Stanowiskiem ds. Zamówień Publicznych.
Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) opracowywanie projektów statutów, regulaminów, instrukcji, zarządzeń, okólników z zakresu organizacji działania Urzędu,
2) ustalanie, w porozumieniu z Wójtem, zakresów działania komórek organizacyjnych,
3) planowanie i analizowanie kosztów funkcjonowania Urzędu,
4) organizacja i koordynowanie zadań związanych z wyborami, referendami i spisami,
5) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli,
6) nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał Rady i zarządzeń Wójta,
7) prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu,
8) przeprowadzanie kontroli wykonywania czynności określonych w Instrukcji kancelaryjnej, a w szczególności terminowości udzielania odpowiedzi na pisma,
9) prowadzenie rejestru przepisów gminnych,
10) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
11) przekazywanie komórkom organizacyjnym informacji w zakresie zmiany przepisów prawnych,
12) prowadzenie spraw Gminy powierzonych przez Wójta,
13) utrzymywanie kontaktów z samorządowymi jednostkami pomocniczymi Gminy,
14) nadzór nad prowadzeniem archiwum zakładowego i przekazywaniem akt do archiwum państwowego,
15) realizacja innych zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady i zarządzeń oraz upoważnień Wójta.
a) Referatem Spraw Obywatelskich,
b) Referatem Kultury i Spraw Społecznych,
c) Stanowiskiem ds. Kadrowo Administracyjnych,
e) Stanowiskiem ds. Informatyki,
f) Stanowiskiem ds. Kancelaryjnych,
g) Stanowiskiem ds. Promocji i Polityki Informacyjnej,
h) Stanowiskiem ds. Administracyjnych,
i) Pracownikami obsługi.
Do zadań Skarbnika Gminy - Głównego Księgowego Budżetu należy w szczególności:
1) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
2) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dot. prowadzenia rachunkowości Gminy,
3) opracowywanie analiz i prognoz gospodarki finansowej Gminy i bieżące monitorowanie stanu zadłużenia Gminy,
4) prowadzenie spraw z zakresu wieloletniego planowania budżetu,
5) przygotowanie projektu budżetu Gminy i jego zmian oraz nadzór nad realizacją budżetu,
6) prowadzenie gospodarki finansowej, monitorowanie wykorzystania środków budżetowych i pozabudżetowych oraz kontrola ich wydatkowania,
8) nadzór nad windykacją wierzytelności Gminy,
9) kontrasygnowanie czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych,
10) czuwanie nad terminową realizacją zobowiązań finansowych Gminy,
11) współpraca z organami finansowymi, podatkowymi i bankami,
12) realizacja innych zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady i zarządzeń oraz upoważnień Wójta,
a) Referatem Budżetu i Finansów
ROZDZIAŁ III
ZASADY PODPISYWANIA PISM
Wójt podpisuje:
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie bieżącej działalności Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników Urzędu Gminy,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,
7) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji,
8) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, które w razie potrzeby są formułowane na piśmie,
9) inne pisma, jeżeli ich podpisywanie Wójt zastrzegł sobie,
10) umowy i pisma z zakresu prawa pracy.
Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań nie zastrzeżone do podpisu Wójta.
1) pisma związane z zakresem działania komórek organizacyjnych nie zastrzeżone do podpisu Wójta,
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwienia, w przedmiocie których zostali upoważnieni przez Wójta,
3) pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej komórek organizacyjnych i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk pracy.
1. Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu, z lewej strony dokumentu.
2. Kierownik referatu ponosi odpowiedzialność za projekt decyzji podpisywanej przez Wójta.
Projekty umów przygotowywane przez merytorycznie odpowiedzialnego pracownika Urzędu muszą być parafowane przez radcę prawnego, natomiast inne dokumenty mające znaczenie prawne, na żądanie podpisującego pismo.
Sekretarz zapewnia prawidłowe stosowanie i korzystanie z używanych w Urzędzie pieczęci.
3. Zapisy dotyczące kierowników referatów stosuje się odpowiednio do głównych specjalistów zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach.
1. Kierownicy są odpowiedzialni za realizację zadań i pracę podporządkowanych pracowników, a w szczególności:
1) nadzorują wypełnianie obowiązków służbowych przez podległych pracowników,
2) wnioskują o dokonywanie zmian personalnych na podległych stanowiskach pracowniczych,
3) przygotowują projekty dokumentów i odpowiadają za ich poprawność merytoryczną i prawną,
4) zapewniają prawidłową obsługę interesantów przez podległych pracowników,
6) zapewniają system zastępstw w komórce w przypadku choroby lub urlopu pracownika,
7) współdziałają z Sekretarzem w zakresie organizacji pracy podległej komórki organizacyjnej i opracowują zakresy czynności dla podległych pracowników,
8) organizują i prowadzą bieżącą kontrolę wewnętrzną na podległych stanowiskach,
9) współpracują z kierownikami innych referatów oraz samodzielnymi stanowiskami w obszarze wspólnych zadań,
10) realizują zadania określone w budżecie Gminy po stronie dochodów i wydatków w częściach budżetu ich dotyczących m.in. przez ewidencjonowanie umów, faktur, protokołów i dokumentów towarzyszących,
11) uczestniczą w obradach sesji i komisji Rady,
12) realizują zadania wynikające z upoważnień i poleceń Wójta.
2. W każdym przypadku zmiany zakresu, charakteru i treści działania referatu oraz sposobu realizacji zadań, kierownik referatu wnioskuje o dokonanie odpowiednich zmian w zakresie czynności pracowników.
Kierownicy wykonują zadania referatów przy pomocy podległych pracowników i obowiązani są systematycznie rozliczać pracowników z realizacji zadań i sposobu ich wykonania.
W przypadku gdy kierownik komórki organizacyjnej nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn zastępuje go w czasie nieobecności wyznaczony pracownik.
Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych należy przygotowanie materiałów oraz podejmowanie czynności zapewniających prawidłowe działanie organów Gminy, w tym:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej i przygotowywanie materiałów oraz projektów aktów administracyjnych, a także prowadzenie spraw wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) realizacja zadań Gminy wynikających z budżetu, uchwał Rady, zarządzeń Wójta oraz z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy i jego zmian, realizacji budżetu i sprawozdawczości budżetowej,
4) wzajemne współdziałanie, wymiana informacji, konsultacje w zakresie spraw prowadzonych przez Urząd orazgminne jednostki organizacyjne,
5) opracowywanie projektów strategii rozwoju Gminy i jej aktualizacja,
6) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
7) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
8) stosowanie zasad wewnętrznego obiegu akt zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną,
9) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z przepisami prawa,
10) prowadzenie rejestrów dokumentów udostępnianych,
11) udzielanie informacji publicznej w trybie i zakresie określonymi przepisami prawa oraz zarządzeniem wójta,
12) realizacja zadań wynikających z programów pracy przyjętych przez organy gminy w zakresie merytorycznym komórki,
13) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta, Zastępcę Wójta oraz Skarbnika i Sekretarza w zakresie przypisanych im kompetencji.
1. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty, biura i samodzielne stanowiska:
1) Referat Geodezji i Rolnictwa GR
2) Referat Budżetu i Finansów BF
4) Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska GK
5) Referat Inwestycji i Remontów IR
6) Referat Funduszy Zewnętrznych FZ
7) Referat Planowania Przestrzennego UA
8) Referat Kultury i Spraw Społecznych KS
9) Biuro Rady RG
15) Stanowisko ds. Zamówień Publicznych ZP
16) Stanowisko ds. Administracyjnych SA
17) Stanowisko ds. Obronności Obrony Cywilnej OC
18) Stanowisko ds. BHP i P.POŻ BHP
20) Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej KW
21) Audytor Wewnętrzny AW
1) Pełnomocnik Wójta ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Uzależnień PA
3) Komenda Straży Gminnej Gminy Michałowice SG
W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1) Kierownik Referatu Geodezji i Rolnictwa,
2) Kierownik Referatu Budżetu i Finansów,
3) Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich,
4) Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,
5) Kierownik Referatu Inwestycji i Remontów,
6) Kierownik Referatu Funduszy Zewnętrznych,
7) Kierownik Referatu Planowania Przestrzennego,
8) Kierownik Referatu Kultury i Spraw Społecznych,
ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
Do zadań Referatu Geodezji i Rolnictwa należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem podziału i rozgraniczeń nieruchomości,
2) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem dokumentacji dot. wywłaszczania nieruchomości bądź ustanawiania służebności gruntowych na rzecz Gminy,
3) prowadzenie spraw związanych z działalnością wspólnot gruntowych w zakresie ustalonym przez ustawę o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych i statutów wspólnot,
4) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji porządkowej nieruchomości,
5) prowadzenie spraw w zakresie gospodarowania i zarządzania komunalnymi nieruchomościami, w tym:
a) ich zbywania,
b) oddawania w użytkowanie wieczyste, w użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i w trwały zarząd wraz z wystawianiem dokumentów określających zobowiązania finansowe stron zawartych umów, kontrolą realizacji tych zobowiązań, a także dochodzenia zapłaty wierzytelności Gminy z tytułu zawartych umów,
6) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem wartości nieruchomości komunalnych, opłat za korzystanie z nich, zlecanie do wyceny rzeczoznawcy,
7) prowadzenie spraw związanych z nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
8) prowadzenie spraw związanych z komunalizacją nieruchomości,
9) przygotowywanie, w uzgodnieniu z Referatem Budżetu i Finansów oraz Referatem Planowania Przestrzennego, dokumentów związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
10) zlecanie wykonywania, w porozumieniu z Referatem Planowania Przestrzennego, operatów z wycenami nieruchomości do spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dot. opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości,
11) prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem na własność Gminy, nieodpłatnie lub za odszkodowaniem, nieruchomości w tym gruntów znajdujących się w liniach rozgraniczających ulic, należących do osób fizycznych i prawnych,
12) prowadzenie spraw związanych z regulowaniem zapisów w księgach wieczystych nieruchomości stanowiących własność Gminy,
13) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem opłat adiacenckich,
14) prowadzenie spraw dotyczących wykonywania prawa pierwokupu nieruchomości,
15) prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją nieruchomości stanowiących mienie komunalne,
16) prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i wymianą gruntów,
17) badanie stanu własnościowego nieruchomości opuszczonych,
18) prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa oraz wydawania zaświadczeń dla celów ubezpieczeń indywidualnych i ich rodzin,
19) przeprowadzanie kontroli dokonywania przez rolników obowiązkowego ubezpieczenia OC oraz budynków rolniczych,
20) prowadzenie spraw związanych z: umarzaniem należności pieniężnych przypadających Gminie, udzieleniem innych ulg w spłacaniu tych należności do których nie stosuje się przepisów ustawy-ordynacja podatkowa, w zakresie zagadnień prowadzonych przez referat,
21) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na uprawę maku lub konopi włóknistych w tym również prowadzenie rejestru wydawanych zezwoleń oraz nadzór nad uprawami maku i konopi,
22) analizowanie i diagnozowanie procesów gospodarki gruntami na obszarze Gminy i gmin sąsiednich dla prognozowania kierunków rozwoju gospodarczego,
23) zbieranie informacji i przygotowanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz.
1) obsługa finansowo-księgowa Urzędu, w tym prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu, rozliczanie należności z Urzędem Skarbowym i ZUS oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,
2) prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej mienia Gminy,
4) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
5) przeprowadzanie kontroli obiegu dokumentów finansowo-księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6) prowadzenie obsługi kasowej i księgowej Urzędu i Gminy,
7) prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie,
8) przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach podatkowych,
9) prowadzenie spraw z związanych z ulgami, umorzeniami i odroczeniami podatków oraz opłat należnych Gminie a pobieranych przez urzędu skarbowe,
10) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego,
11) obsługa kasowa opłat za użytkowanie wieczyste i dzierżawę gruntów,
12) prowadzenie spraw z zakresu egzekucji administracyjnej należności podatkowych i opłat lokalnych,
13) prowadzenie spraw związanych z dochodzeniem i egzekucją wierzytelności gminy z wyłączeniem wierzytelności określonych w § 25 pkt 5 oraz § 31 pkt 10,
14) współdziałanie z Referatami Geodezji i Rolnictwa oraz Referatem Planowania Przestrzennego w wykonywaniu przez nie zadań związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
16) opracowywanie projektów planów wykonawczych do budżetu i innych planów finansowych,
17) sporządzanie sprawozdań jednostkowych z działalności finansowej i budżetowej Gminy,
18) opracowywanie analiz dochodów i wydatków budżetu Gminy,
20) prowadzenie spraw związanych z finansową obsługą inwestycji realizowanych przez Gminę,
23) współpraca z komórkami Urzędu w celu pozyskiwania dochodów do budżetu Gminy,
Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należą w szczególności zadania z zakresu:
1) ewidencji ludności, a w szczególności:
a) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dokumentów stwierdzających tożsamość,
b) prowadzenie ewidencji ludności,
c) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,
d) prowadzenie rejestru wyborców oraz aktualizacja tego rejestru,
e) przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane,
3) prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej, a w szczególności w zakresie:
a) rejestracji przedsiębiorców,
b) wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
c) przeprowadzania kontroli zarejestrowanych przedsiębiorców.
d) wspierania działalności gospodarczej,
4) prowadzenie spraw związanych z ewidencją i zaszeregowaniem pól biwakowych oraz ewidencją obiektów w których mogą być świadczone usługi hotelarskie,
5) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem pozwoleń na przeprowadzenie zbiórki publicznej,
6) prowadzenie spraw z zakresu zgromadzeń publicznych,
7) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na przeprowadzenie imprez masowych.
Do zadań Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska należy w szczególności:
1) przygotowywanie okresowych ocen i informacji dotyczących zadań w zakresie remontów i eksploatacji dróg, oświetlenia, zieleni, wodociągów i kanalizacji,
2) przygotowanie dokumentacji do przetargów na realizację zadań w zakresie remontów i eksploatacji dróg, oświetlenia, zieleni, wodociągów, kanalizacji, porządku i czystości
3) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem, gospodarowaniem i zarządzaniem należącymi do Gminy lokalami mieszkalnymi, użytkowymi oraz nieruchomościami budynkowymi,
4) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i gospodarowaniem obiektami i urządzeniami infrastruktury technicznej Gminy,
5) prowadzenie spraw związanych z określaniem taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków,
6) prowadzenie spraw związanych z umowami na zaopatrzenie w wodę oraz na odprowadzanie ścieków,
7) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem i zamianą komunalnych lokali mieszkalnych,
8) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem lokali socjalnych i zastępczych,
9) prowadzenie spraw związanych z egzekucją w sprawach lokalowych i usuwania skutków samowoli lokalowej,
10) prowadzenie spraw związanych z określaniem stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,
11) prowadzenie spraw związanych z opieką nad cmentarzami i obiektami pamięci narodowej,
12) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego w odniesieniu do dróg gminnych,
13) prowadzenie spraw dot. kontroli osób fizycznych w zakresie przestrzegania przepisów ochrony środowiska,
14) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów wraz z określaniem wysokości opłat i kar,
15) prowadzenie spraw związanych z nakazywaniem użytkownikom maszyn i innych urządzeń technicznych wykonania czynności zmierzających do ograniczenia uciążliwości dla środowiska,
16) prowadzenie działań w zakresie zapobiegania nadzwyczajnym zagrożeniom środowiska przy współpracy ze stanowiskiem ds. Obronności i Obrony Cywilnej,
17) prowadzenie spraw w zakresie rozstrzygania sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego,
18) współpraca ze spółkami wodnymi,
19) inicjowanie przedsięwzięć organizacyjno-technicznych niezbędnych do ochrony środowiska przed odpadami, w szczególności w zakresie unieszkodliwiania odpadów komunalnych,
20) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem należytego stanu sanitarnego, czystości i porządku na terenach stanowiących własność Gminy a także bieżąca kontrola obszaru Gminy w tym zakresie,
21) prowadzenie spraw związanych z: umarzaniem należności pieniężnych przypadających Gminie Michałowice, udzieleniem innych ulg w spłacaniu tych należności do których nie stosuje się przepisów ustawy-ordynacja podatkowa, w zakresie zagadnień prowadzonych przez referat,
22) prowadzenie spraw wynikających z zadań gminy określonych w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,
23) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji środowiskowych,
24) prowadzenie spraw w zakresie wydawania zezwoleń na utrzymanie psów ras uznanych za szczególnie agresywne,
25) prowadzenie spraw w zakresie zapewnienia opieki nad bezdomnymi zwierzętami,
26) współpraca ze służbami weterynaryjnymi.
Do zadań Referatu Inwestycji i Remontów należy w szczególności:
1) przygotowywanie okresowych ocen i informacji dotyczących zadań inwestycyjnych i prac remontowych realizowanych przez Gminę,
2) prowadzenie całokształtu zagadnień w zakresie przygotowywania i gromadzenia kompletnej dokumentacji projektowo-kosztorysowej planowanych zadań,
3) przygotowywanie dokumentacji do przetargów na realizację zadań inwestycyjnych i remontowych,
4) przygotowywanie projektów umów na wykonawstwo, generalne wykonawstwo i inwestorstwo zastępcze robót,
5) prowadzenie nadzoru technicznego nad realizowanymi przez Gminę inwestycjami i remontami,
6) sporządzanie protokołów konieczności na roboty dodatkowe i zamienne oraz przedstawianie Wójtowi do zatwierdzenia,
7) uczestnictwo w odbiorach technicznych inwestycji i remontów,
8) opracowanie materiałów niezbędnych do rozliczenia finansowego inwestycji i remontów w tym: określenie wartości wykonanej inwestycji i remontu oraz przygotowanie dokumentów przejęcia środka trwałego (OT) i przekazania środka trwałego (PT),
9) prowadzenie rejestru umów inwestycyjnych i remontowych,
10) prowadzenie spraw związanych z przyjmowanie zgłoszeń na budowę przyłączy wodociągowych,
11) gromadzenie dokumentacji technicznej administrowanych obiektów i urządzeń infrastruktury komunalnej,
12) prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem inwestycji ukończonych do eksploatacji i zarządzania właściwym jednostkom organizacyjnym,
14) opracowanie projektów programów gospodarczych, w tym wykonywanie prac studialnych i prognostycznych.
1) bieżące monitorowanie i informowanie Wójta oraz wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu o możliwościach uzyskania dofinansowania różnych działań i przedsięwzięć ze środków pomocowych w ramach programów UniiEuropejskiej,
2) prowadzenie bazy danych złożonych projektów,
3) przygotowanie aplikacji dla wybranych przez Urząd projektów,
4) planowanie przygotowania niezbędnych dokumentów strategicznych prawidłowej absorpcji środków pomocowych.
5) koordynowanie działań związanych z przygotowaniem projektów.
6) bieżące nadzorowanie zgłoszonych do dofinansowania ze środków pomocowych Unii Europejskiej projektów Gminy.
7) przygotowywanie okresowych i bieżących informacji w zakresie udziału Polski w programach wspólnotowych UE, w szczególności w odniesieniu do jednostek samorządu terytorialnego jaką jest Gmina Michałowice.
Do zadań Referatu Planowania Przestrzennego należą sprawy planowania i zagospodarowania przestrzennego, a w szczególności:
1) przygotowywanie materiałów do projektu studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,
2) przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
3) koordynacja i obsługa działań związanych z uzgodnieniami i wyłożeniem do publicznego wglądu projektów studium i miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
4) przygotowywanie i koordynacja prac gminnej komisji urbanistyczno – architektonicznej,
5) przechowywanie oryginałów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, w tym uchylonych i nie obowiązujących,
6) ocena skutków ekonomicznych dla Gminy zmian w planach zagospodarowania przestrzennego na etapie projektów i w trakcie realizacji,
7) przygotowywanie oraz wydawanie wypisów i wyrysów z obowiązujących miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
8) prowadzenie aktualizowanego rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz wniosków o ich sporządzenie lub zmianę,
9) przygotowanie dla Wójta materiałów niezbędnych do oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy,
10) prowadzenie, w porozumieniu z Referatami: Budżetu i Finansów oraz Geodezji i Rolnictwa, spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz prowadzenie spraw związanych z egzekucją tych opłat
11) prowadzenie, w porozumieniu z Referatami: Geodezji i Rolnictwa oraz Budżetu i Finansów, spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości,
12) opiniowanie projektów podziałów nieruchomości pod kątem ich zgodności z ustaleniami miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
13) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących ustalenia warunków zabudowy,
14) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego,
15) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących nakazu wstrzymania użytkowania terenu do czasu wydania decyzji o warunkach zabudowy lub nakazu przywrócenia poprzedniego sposobu zagospodarowania,
16) przygotowanie projektów decyzji administracyjnych stwierdzających wygaśnięcie wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w związku z wejściem w życie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego lub ich zmian w przypadkach przewidzianych przez prawo,
17) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy oraz o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,
18) przygotowywanie decyzji administracyjnych stwierdzających, za zgodą strony, przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy na rzecz innej osoby,
19) wydawanie zaświadczeń w sprawach różnych, związanych z planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym,
20) analizowanie i diagnozowanie procesów urbanistycznych i budowlanych na obszarze Gminy i gmin sąsiednich dla prognozowania kierunków rozwoju,
21) prowadzenie gminnej ewidencji zabytków,
22) zbieranie informacji i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz.
Do zadań Referatu Kultury i Spraw Społecznych należy w szczególności:
1) współpraca z organizacjami pożytku publicznego,
2) prowadzenie spraw związanych z realizowaniem zadań Gminy przez organizacje pożytku publicznego,
3) z zakresu spraw kultury i sportu:
a) prowadzenie rejestru instytucji kultury,
b) przygotowywanie rocznych planów działalności kulturalnej oraz sprawozdań z ich realizacji,
c) prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,
d) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury,
e) organizowanie imprez kulturalnych i sportowych,
f) współpraca z kołami emerytów i rencistów,
g) promowanie twórczości ludowej,
4) z zakresu spraw ochrony zdrowia:
a) organizacja masowych badań kontrolnych dla mieszkańców gminy,
b) propagowanie zdrowego trybu życia,
c) edukacja w zakresie zapobiegania chorobom cywilizacyjnym,
d) współpraca z Zakładami Opieki Zdrowotnej działającymi na terenie Gminy.
Do zadań Biura Rady należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z organizacyjno-techniczną obsługą sesji Rady i posiedzeń Komisji,
2) gromadzenie przygotowanych materiałów związanych z porządkiem obrad sesji Rady i posiedzeń Komisji oraz ich przekazywanie, po podpisaniu projektu porządku obrad, radnym, sołtysom, przewodniczącym zarządów osiedli,
3) prowadzenie rejestrów uchwał, stanowisk, apeli i rezolucji podejmowanych przez Radę,
4) prowadzenie rejestru interpelacji radnych,
5) przekazywanie za pośrednictwem kancelarii korespondencji do i od Rady i jej Komisji,
6) protokołowanie obrad sesji i posiedzeń komisji Rady Gminy,
7) wysyłanie uchwał Rady do organów nadzoru oraz do publikacji,
8) przekazywanie do publikacji na strony internetowe gminy protokołów z sesji Rady, zawiadomień o sesjach Rady oraz o posiedzeniach komisji Rady,
9) prowadzenie zbioru oryginałów protokołów z posiedzeń Rady i jej Komisji,
10) obsługa kancelaryjna Przewodniczącego Rady.
Do zadań Głównego Księgowego Urzędu Gminy należy w szczególności:
1) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dot. prowadzenia rachunkowości Urzędu,
2) prowadzenie rachunkowości Urzędu,
3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
4) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
5) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
Do zadań Stanowiska ds. Kadrowo – Administracyjnych należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, a w szczególności:
a) dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
b) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
c) przygotowanie materiałów do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
d) przygotowanie projektów planów urlopów wypoczynkowych i nadzór ich realizacji po zatwierdzeniu,
e) prowadzenie spraw z zakresu działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
f) ewidencja czasu pracy pracowników,
2) prowadzenie spraw ubezpieczeń społecznych pracowników Urzędu oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych,
3) prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
4) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy przy organizowaniu staży absolwenckich, prac interwencyjnych oraz robót publicznych na terenie Gminy.
1) prowadzenie spraw związanych z administracją informatycznej sieci wewnętrznej Urzędu,
2) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem stroną internetową i pocztą elektroniczną Urzędu,
3) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu komputerowego Urzędu,
4) analizowanie stanu i przygotowywanie wniosków w sprawie wyposażenia Urzędu w sprzęt komputerowy i oprogramowanie,
5) prowadzenie spraw z zakresu obsługi elektronicznej komunikacji z Głównym Urzędem Statystycznym,
6) prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie informatyki.
1) obsługa kancelaryjna Wójta i Zastępcy Wójta,
2) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział korespondencji oraz przesyłek,
3) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
6) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnianie informacji publicznej,
7) prowadzenie rejestru decyzji administracyjnych wydawanych przez Wójta,
8) prenumerowanie dzienników urzędowych i prasy,
9) wywieszanie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie obwieszczeń i wezwań przesyłanych do Urzędu przez sądy, organy podatkowe i inne instytucje państwowe i samorządowe,
10) informowanie interesantów o właściwości rzeczowej, organów Gminy i komórek organizacyjnych Urzędu.
Do zadań Stanowiska ds. Promocji i Polityki Informacyjnej Gminy należy w szczególności:
1) opracowanie założeń strategii promocji Gminy,
2) opracowywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych Gminy, przy współpracy z referatami i samodzielnymi stanowiskami Urzędu,
3) bieżące informowanie mieszkańców o działaniach, planach i zamierzeniach władz Gminy,
5) kompletowanie materiałów w celu ich publikacji w Biuletynie Informacyjnym Gminy Michałowice, na stronach internetowych Gminy oraz innych wydawnictwach przy współpracy z komórkami organizacyjnymi,
Do zadań Stanowiska ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw zamówień publicznych Gminy pod względem procedury określonej właściwymi przepisami prawa,
2) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień na roboty, usługi i dostawy w trybie bez stosowania ustawy,
3) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu odpowiedzialnymi merytorycznie przy prowadzeniu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych,
4) przygotowywanie dokumentów niezbędnych do prac komisji przetargowej, w tym zapewnienie organizacyjno - kancelaryjne prac komisji przetargowej,
6) gromadzenie informacji o przygotowywanych i realizowanych postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych Urzędu,
7) nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych przez jednostki organizacyjne Gminy,
8) archiwizowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień dokonywanych w Urzędzie.
Do zadań Stanowiska ds. Administracyjnych należy w szczególności:
1) zamawianie i likwidacja pieczęci urzędowych,
2) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie,
3) zakup i rozdysponowanie materiałów biurowych,
4) utrzymanie estetyki w otoczeniu Urzędu,
5) obsługa potrzeb transportowych Urzędu,
6) kolportaż Biuletynu Informacyjnego Gminy Michałowice.
Do zadań Stanowiska ds. Obronności i Obrony Cywilnej należy w szczególności:
1) zapewnienie Wójtowi możliwości kierowania i koordynacji współdziałania wszystkich jednostek organizacyjnych na wypadek klęsk żywiołowych i innych nadzwyczajnych zagrożeń ludności,
2) organizowanie przedsięwzięć dotyczących planowania i realizacji przygotowań obrony cywilnej na terenie Gminy, obsługa Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, współpraca w tym zakresie z referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie, Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego i Centrum Zarządzania Kryzysowego Powiatu Pruszkowskiego,
3) opracowywanie i aktualizacja dokumentacji w zakresie obronności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,
4) planowanie przedsięwzięć w zakresie ochrony ludności, zakładów pracy i instytucji, urządzeń użyteczności publicznej, dóbr kultury w sytuacjach zagrożenia i w czasie wojny,
5) planowanie i kierowanie tworzeniem, przygotowaniem do działania, działaniem i zaopatrzeniem formacji obrony cywilnej,
6) przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania, organizowanie i utrzymywanie w stałej gotowości systemu łączności dla potrzeb zarządzania kryzysowego, kierowania obronnością i obroną cywilną,
7) przygotowywanie projektów zarządzeń o ewakuacji ludności z obszarów zagrożonych,
8) organizacja szkoleń i popularyzowanie zagadnień z obronności, obrony cywilnej dla formacji OC, ludności, pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,
9) współpraca z Wojskową Komendą Uzupełnień przy przygotowaniu i organizacji akcji kurierskiej na terenie Gminy oraz czynności związanych z nakładaniem świadczeń rzeczowych i osobistych,
10) planowanie środków finansowych na realizację zadań dotyczących obronności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
2) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków, bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
3) opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
4) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
5) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
6) organizowanie szkoleń z pracownikami z zakresu bhp, udzielania pierwszej pomocy, ewakuacji i wykonywania czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej,
7) popularyzacja problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy, planowanie środków w zakresie potrzeby udzielenia pierwszej pomocy, gaszenia pożaru i ewakuacji pracowników.
8) współpraca z Prezesem i Zarządem Ochotniczej Straży Pożarnej, udział w planowaniu potrzeb środków finansowych i sprzętu na potrzeby straży oraz szkoleń i ćwiczeń,
9) prowadzenie kontroli wydatków środków finansowych (dotacji), zakupów sprzętu i jego eksploatacji w Ochotniczej Straży Pożarnej,
10) prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i w używaniu znajdujących się w Urzędzie.
Do zadań Stanowiska Radca Prawnynależy w szczególności:
2) opiniowanie pod względem prawnym projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,
3) opiniowanie zgodności z prawem przygotowywanych aktów administracyjnych,
4) opiniowanie projektów umów i porozumień przygotowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu,
5) wydawanie opinii prawnych w sprawach prowadzonych przez Gminę,
6) występowanie jako pełnomocnik lub zastępca procesowy w sprawach prowadzonych przez Gminę, przed sądami i innymi organami orzekającymi.
Do zadań Stanowiska ds. Kontroli Wewnętrznej należy w szczególności:
1) opracowywanie rocznych planów kontroli,
2) dokonywanie kontroli zarządczej w Urzędzie oraz gminnych jednostkach organizacyjnych zgodnie z planem kontroli zatwierdzonym przez Wójta oraz dokonywanie doraźnych kontroli nie ujętych w planie, których przeprowadzenie stwierdzono w toku bieżącej działalności,
3) przeprowadzanie kontroli zarządczej poprzez działania zapewniające realizację celów i zadań, w szczególności dotyczące:
a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
b) skuteczności i efektywności działania,
c) wiarygodności sprawozdań,
e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
f) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
g) zarządzania ryzykiem.
4) sporządzanie dokumentacji z ustaleń z przeprowadzonych kontroli,
5) opracowywanie informacji dla Wójta o wynikach przeprowadzanych kontroli,
6) opracowywanie wystąpień pokontrolnych zawierających wskazania dotyczące usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,
7) monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych w następstwie przeprowadzonych kontroli,
8) dokonywanie kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji udzielanych z budżetu Gminy,
9) przygotowywanie zbiorczej analizy wyników przeprowadzonej kontroli,
10) udzielanie w toku kontroli instruktażu w zakresie obowiązujących przepisów, zasad i trybu postępowania w badanym zakresie,
11) ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości w działaniu kontrolowanej komórki i jednostki organizacyjnej,
13) opracowanie w formie zarządzenia Wójta i aktualizacja zasad sposobu realizacji kontroli zarządczej przez kierowników komórek organizacyjnych, w tym - sprawujących nadzór nad jednostkami organizacyjnymi.
Do zadań Audytora Wewnętrznego należy w szczególności:
1) przygotowywanie na podstawie analizy ryzyka w porozumieniu z Wójtem planu audytu wewnętrznego na rok następny
2) przygotowanie programu zadania audytowego,
3) prowadzenie stałych i bieżących akt audytu wewnętrznego,
4) dokonywanie oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur,
5) dokonywanie oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ra mach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań,
6) sporządzanie sprawozdań z audytu wewnętrznego,
Do zadań Pełnomocnika Wójta ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Uzależnień należy:
1) prowadzenie spraw związanych z wychowaniem w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz współpraca z Gminną Komisją ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w szczególności:
a) prowadzenie analizy problemów alkoholowych,
b) przygotowywanie, wspólnie z komisją i przedkładanie Wójtowi projektu Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, projektu preliminarza jego wykonania i projektu sprawozdania z jego realizacji,
c) ogłaszania i prowadzenia konkursu ofert na wykonanie poszczególnych zadań w ramach gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
d) bieżąca koordynacja zadań wynikających z Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
e) udział w posiedzeniach Gminnej Komisji ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz właściwych merytorycznie komisji Rady,
f) współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz innych uzależnień,
2) prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem narkomanii, w szczególności:
a) prowadzenie analizy problemów narkomanii,
b) przygotowywanie, wspólnie z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, projektu gminnego programu przeciwdziałania narkomanii,
c) współpraca z placówkami oświatowymi Gminy w zakresie działalności informacyjno-edukacyjnej.
Do zadań Pionu Informacji Niejawnej należy w szczególności:
1) przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie i wysyłanie dokumentów zawierających informacje niejawne, oznaczonych klauzulami „poufne” i „zastrzeżone” według zasad określonych w obowiązujących przepisach,
2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów, o których mowa w pkt. 1 osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa oraz egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,
3) przygotowywanie projektu wykazu stanowisk lub rodzajów prac zleconych, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych, odrębnie dla każdej klauzuli tajności,
4) prowadzenie i aktualizacja wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych.
Do zadań Komendy Straży Gminnej należą zadania w zakresie ochrony porządku publicznego, a w szczególności:
1) ochrona porządku w miejscach publicznych oraz planowanie i realizacja działań prewencyjnych,
2) czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym,
3) współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia, pomoc w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń,
4) ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej;
5) współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych,
6) informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń,
7) sprawdzanie wykonania przez właścicieli nieruchomości obowiązków wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie,
8) współdziałanie z właściwymi organami, służbami, instytucjami w zakresie informowania o przestępstwach i wykroczeniach, których ściganie nie należy do Straży,
9) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał Rady,
10) wykonywanie na podstawie udzielonych upoważnień czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Straży Gminnej.
Do zadań pracowników obsługi należy w szczególności:
1) utrzymanie czystości pomieszczeń wewnątrz budynku Urzędu,
2) utrzymanie estetyki na zewnątrz budynku Urzędu,
3) przyjmowanie i wydawanie kluczy od pomieszczeń budynku Urzędu,
4) otwieranie i zamykanie budynku Urzędu, po uprzednim sprawdzeniu zabezpieczenia przed włamaniem i p.poż.
1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
2. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą kierujący komórkami organizacyjnymi oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
2) przygotowywania rozstrzygnięcia spraw w miarę możliwości niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu ich załatwienia,
3) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,
4) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności,
5) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć.
2. Interesanci mają prawo wnosić sprawy w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej, telegraficznej lub za pośrednictwem telefaksu, poczty elektronicznej.
1. Celem wykonania powierzonych zadań pracownicy Urzędu wykonują następujące czynności i działania:
1) przyjmują, rozpatrują i załatwiają indywidualne sprawy obywateli bez zbędnej zwłoki, w sposób rzetelny i sumienny, z uwzględnieniem terminów określonych w kodeksie postępowania administracyjnego (KPA) i zasady pisemności,
2) przygotowują decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
3) inicjują i przygotowują projekty aktów prawnych, wydawanych przez Wójta zarządzeń oraz projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych przez Wójta do Rady - w zakresie prowadzonych spraw,
4) podejmują przedsięwzięcia organizacyjne w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań,
5) sporządzają projekty odpowiedzi na interpelacje i wnioski zgłaszane przez radnych i samorządy mieszkańców oraz skargi i wnioski obywateli,
6) właściwie przyjmują i załatwiają interesantów,
7) zapoznają się na bieżąco z nowymi przepisami prawnymi, stosują obowiązujące ich przepisy prawne oraz wytyczne dotyczące powierzonych im zadań,
8) zapewniają realizację zadań wynikających z uchwał Rady i wniosków Komisji Rady,
9) realizują zarządzenia i postanowienia Wójta i polecenia kierownictwa Urzędu,
10) współpracują w zakresie wykonywanych zadań z innymi komórkami urzędu i samodzielnymi stanowiskami pracy, jednostkami organizacyjnymi oraz innymi instytucjami,
11) realizują zadania ochrony mienia w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami, a mieszczącymi się w zakresie działania poszczególnych komórek organizacyjnych,
12) organizują i podejmują niezbędne przedsięwzięcia w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej,
13) przestrzegają tajemnicy skarbowej wynikającej z ordynacji podatkowej,
14) wykonują inne zadania i polecenia przełożonych.
2. Pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych są zobowiązani do przestrzegania tajemnicy danych osobowych i w tym celu stosowania określonych procedur i środków mających na celu zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.
Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową i dyscyplinarną przed Wójtem.
Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają ich zakresy czynności ustalane przez bezpośredniego przełożonego i zatwierdzane przez Wójta.
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Dysponowanie środkami finansowymi odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
W celu właściwego przekazywania informacji oraz zawiadamiania obywateli o zasadach pracy Urzędu w siedzibie Urzędu Gminy stosuje się:
2) informację w sieci internetowej na stronach internetowych Gminy,
3) tablicę informacyjną o godzinach pracy Urzędu, dniach i godzinach przyjęć interesantów przez Wójta w zakresie skarg i wniosków,
4) tablicę informacyjną o rozmieszczeniu komórek organizacyjnych i stanowisk pracy w Urzędzie,
5) tabliczki na drzwiach pokoi biurowych wyszczególniające nazwę komórki, nazwiska i imiona pracowników, stanowiska służbowe.
Spory kompetencyjne wynikające ze stosowania niniejszego regulaminu rozstrzyga Wójt.
Integralną częścią regulaminu jest Schemat Organizacyjny Urzędu Gminy Michałowice stanowiący załącznik Nr 3 do niniejszego regulaminu.
Załącznik Nr 1
Kodeks Etyki pracowników Urzędu Gminy Michałowice zwany dalej „Kodeksem Etyki”, wyznacza standardy postępowania, których powinni przestrzegać pracownicy Urzędu w związku z wykonywaniem przez nich swoich obowiązków.
Wskazane w Kodeksie Etyki zasady i wartości etyczne są stosowane przez pracowników podczas wypełniania przez nich codziennych obowiązków.
1. Wszyscy pracownicy składają oświadczenie o zapoznaniu się z Kodeksem Etyki niezwłocznie po jego wejściu w życie. Oświadczenia dołącza się do akt pracowniczych.
2. Pracownik składa oświadczenie o zapoznaniu się z Kodeksem Etyki niezwłocznie po zawarciu pierwszej umowy o pracę. Oświadczenie dołącza się do akt pracowniczych.
§ 4
(Zasada praworządności)
1. Pracownik działa zgodnie z zasadą praworządności, stosuje procedury wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących oraz regulacji wewnętrznych jednostki.
2. Pracownik zwraca uwagę na to, aby decyzje dotyczące praw lub interesów podmiotów posiadały podstawę prawną, a ich treść była zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi.
3. Informacje uzyskane w wyniku prowadzonych czynności pracownik wykorzystuje wyłącznie do celów służbowych.
§ 5
(Zasada niedyskryminowania)
1. Przy rozpatrywaniu wniosków i przy podejmowaniu decyzji pracownik zapewnia przestrzeganie zasady równego traktowania. Pojedyncze osoby znajdujące się w takiej samej sytuacji są traktowane w porównywalny sposób.
2. W przypadku różnic w traktowaniu pracownik zapewnia, aby to nierówne traktowanie było usprawiedliwione obiektywnymi, istotnymi właściwościami danej sprawy.
§ 6
(Zasada współmierności)
1. W toku podejmowania decyzji pracownik zapewnia, że przyjęte działania są współmierne do obranego celu.
2. Pracownik unika ograniczania praw obywateli lub nakładania na nich obciążeń, jeżeli ograniczenia te lub obciążenia byłyby niewspółmierne do celu prowadzonych działań.
3. W toku podejmowania decyzji pracownik zwraca uwagę na stosowne wyważenie spraw osób prywatnych i ogólnego interesu publicznego.
§ 7
(Zakaz nadużywania uprawnień)
1. Z posiadanych uprawnień pracownik może korzystać wyłącznie dla osiągnięcia celów, dla których uprawnienia te zostały mu powierzone.
2. Pracownik nie powinien korzystać z uprawnień dla osiągnięcia celów, dla których brak jest podstawy prawnej lub które nie mogą być uzasadnione interesem publicznym.
§ 8
(Zasada bezstronności i niezależności)
1. Pracownik działa bezstronnie i niezależnie i powstrzymuje się od wszelkich arbitralnych działań, które mogą mieć negatywny wpływ na sytuację pojedynczych osób, oraz od wszelkich form faworyzowania, bez względu na motywy takiego postępowania.
2. Na postępowanie pracowników nie może mieć wpływu interes osobisty lub rodzinny ani też presja polityczna. Pracownik nie może uczestniczyć w podejmowaniu decyzji, w której on lub bliski członek jego rodziny miałby jakikolwiek interes finansowy.
3. Zasady wyłączania się pracownika z postępowań, w których zachodzi konflikt interesów, określają odrębne przepisy wewnętrzne.
§ 9
(Zasada obiektywizmu)
1. W toku podejmowania decyzji pracownik uwzględnia wszystkie istotne czynniki i przypisuje każdemu z nich należne mu znaczenie, nie uwzględnia okoliczności niezwiązanych z daną sprawą.
2. Pracownik wykonuje zadania sumiennie i sprawnie, wykorzystując w pełni posiadaną wiedzę i doświadczenie. Swoje decyzje i ustalenia opiera na ustalonej prawdzie obiektywnej.
§ 10
(Zasada uczciwości)
Pracownik działa bezstronnie, uczciwie i rozsądnie.
§ 11
(Zasada uprzejmości)
1. W swoich kontaktach z petentami, innymi instytucjami oraz współpracownikami pracownik zachowuje się właściwie i uprzejmie. Pracownik stara się być możliwie jak najbardziej pomocny i udziela odpowiedzi na skierowane do niego pytania możliwie jak najbardziej wyczerpująco i dokładnie.
2. Jeżeli pracownik nie jest właściwy w danej sprawie, kieruje ją do pracownika właściwego.
3. W przypadku popełnienia błędu naruszającego prawa lub interes pojedynczej osoby pracownik stara się skorygować negatywne skutki popełnionego przez siebie błędu w jak najwłaściwszy sposób.
§ 12
(Zasada współodpowiedzialności)
1. Pracownik nie boi się podejmowania decyzji oraz wynikających z nich konsekwencji.
2. Relacje służbowe opierają się na współpracy, koleżeństwie, wzajemnym szacunku, pomocy oraz dzieleniu się doświadczeniem i wiedzą.
3. Pracownik godnie zachowuje się w miejscu pracy i poza nim, a swoją postawą nie powoduje obniżenia autorytetu i wiarygodności Urzędu Gminy Michałowice.
§ 13
(Zasada akceptacji kontroli zarządczej)
1. Pracownik rozumie cele kontroli zarządczej i akceptuje je.
2. Pracownik bierze udział we współtworzeniu kontroli zarządczej, przekazując swoim przełożonym uwagi i propozycje dotyczące jej funkcjonowania.
3. Pracownik rozumie, że wszystkie podejmowane działania mają służyć właściwej realizacji celów jednostki.
§ 14
(Odpowiedzialność)
1. Pracownik zobowiązany jest przestrzegać Kodeksu Etyki i kierować się jego zasadami.
2. Pracownik ponosi odpowiedzialności porządkową i dyscyplinarną za naruszenie zasad Kodeksu
Załącznik Nr 2
Uprzedzony o odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej oświadczam, że zapoznałem się z postanowieniami Kodeksu Etyki Pracowników Urzędu Gminy Michałowice i zobowiązuję się do przestrzegania zasad z niego wynikających.
Michałowice, …………………………………..
Załącznik Nr 3
Schemat organizacyjny Urzędu Gminy Michałowice
Data ostatniej modyfikacji: 19.04.2019 12:33
Wyświetleń: 552
Ostatnio zmodyfikował: Marcin Walichnowski