Referat Organizacyjno-Administracyjny

piętro I pok. 107

tel: 22 350 91 76

Kierownik Referatu: Katarzyna Żebrowska

Do zadań Referatu Organizacyjno – Administracyjnego należy w szczególności:

1. zadania związane z obsługą interesantów i korespondencji, dotyczące w szczególności:
   • ewidencjonowania, rejestrowania, rozdział korespondencji oraz przesyłek, w tym w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, oraz rozprowadzania jej po dokonaniu dekretacji, do właściwych komórek organizacyjnych,
   • prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
   • wysyłanie korespondencji i przesyłek,
   • przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
   • informowanie interesantów o właściwości rzeczowej organów Gminy i komórek organizacyjnych Urzędu,
2. zadania związane z obsługą administracyjną i techniczną Urzędu, dotyczące w szczególności:
   • koordynowanie sprawozdawczości statystycznej,
   • zakupów inwentarza ruchomego (wyposażenia), materiałów i pomocy biurowych oraz druków,
   • prowadzenia ksiąg inwentarzowych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia stanowiących mienie Gminy,
   • bieżącej konserwacji i drobnych napraw w budynku Urzędu 
   • zgłaszania Referatowi Inwestycji i Remontów konieczności wykonana robót budowlanych, wymagających pozwolenia na budowę lub zgłoszenia do organu administracji architektonicznobudowlanej w tym konieczności przeprowadzania większych remontów budynku Urzędu,
   • rozliczania zużycia wody, paliwa gazowego, energii elektrycznej wraz z dystrybucją, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci z budynku Urzędu,
   • zapewnienia ochrony fizycznej i ubezpieczenia mienia,
   • utrzymania czystości i estetyki w budynku Urzędu,
   • deratyzacji budynku Urzędu,
   • zapewnienia, przy współpracy z Referatem Kultury i Promocji, oprawy uroczystości gminnych (zawieszanie flag, przygotowywanie scenografii itp.) oraz ich zabezpieczenia,
   • zamawiania i likwidacji pieczęci urzędowych, prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych,
   • obsługi wyjazdów służbowych dla pracowników Urzędu,
   • kolportażu Informatora Gminnego,
   • prenumeraty czasopism i dzienników oraz zakup publikacji,
   • nadzoru nad udostępnianiem sali multimedialnej i pomieszczeń Urzędu,
   • wyposażenia budynku w apteczki oraz organizację szkoleń w zakresie pierwszej pomocy.
3. zadania zlecone, związane z przygotowaniem, organizacją i przeprowadzeniem wyborów powszechnych, referendów, wyborów sołtysów, rad sołeckich, przewodniczących osiedli oraz zarządu osiedli, spisów,
4. rozliczanie zużycia wody, paliwa gazowego, energii elektrycznej wraz z dystrybucją, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci z budynków świetlic gminnych,
5. czynności związane z realizacją funduszu sołeckiego, osiedlowego i funduszu zawiązanego z utrzymaniem świetlic i prowadzoną w nich działalnością kulturalną,
6. wykonywanie bieżących prac naprawczych i konserwacyjnych na zainstalowanych instalacjach i urządzeniach w budynku Urzędu Gminy w Regułach, budynku użyteczności publicznej przy ul. Raszyńskiej 34 oraz w budynkach świetlic wiejskich i osiedlowych, a zwłaszcza:

• utrzymywanie w pełni sprawności wszystkich instalacji,
• dokonywanie przeglądów ww. instalacji zakończonych protokołem z pominięciem instalacji bądź urządzeń będących na gwarancji producenta,
• realizacja zaleceń pokontrolnych wynikających z przeprowadzonych konserwacji i przeglądów,
• zapewnienie stałego dyżuru konserwatora na terenie obiektów,
• usuwanie powstałych awarii i usterek w obiektach,
• dokonywanie drobnych prac remontowo – budowlanych z wyłączeniem tych wymagających specjalistycznej wiedzy technicznej co do stosowanych technologii i rozwiązań.