Referat Organizacyjno-Administracyjny

Zakres zadań Referatu Organizacyjno-Administracyjnego

Do zadań Referatu Organizacyjno – Administracyjnego należy w szczególności:

organizacja spotkań oraz wsparcie organizacyjne pracy Wójta i jego Zastępcy,
zadania związane z obsługą interesantów i korespondencji, dotyczące w szczególności:

ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział korespondencji oraz przesyłek, w tym w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, oraz rozprowadzania jej po dokonaniu dekretacji, do właściwych komórek organizacyjnych,
prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
wysyłanie korespondencji i przesyłek, przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
prowadzenie rejestru wniosków o udostępnianie informacji publicznej,
prowadzenie rejestru decyzji administracyjnych wydawanych przez Wójta,
prowadzenie rejestrów: ogłoszeń podanych do publicznej wiadomości, opłaty skarbowej, referencji,
wydawanie interesantom za poświadczeniem odbioru zaświadczeń i innej korespondencji wystawianej przez komórki Urzędu,
informowanie interesantów o właściwości rzeczowej, organów Gminy i komórek organizacyjnych Urzędu

zadania związane z obsługą administracyjną i techniczną Urzędu, dotyczące w szczególności:
1. sprawozdań statystycznych,
2. zakupów inwentarza ruchomego (wyposażenia), materiałów i pomocy biurowych oraz druków,
3. prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia stanowiących mienie gminy,
1. ochrony mienia,
2. bieżącej konserwacji, napraw i drobnych remontów w budynku Urzędu;
3. zgłaszania Referatowi Inwestycji i Remontów konieczności wykonana robót budowlanych, wymagających pozwolenia na budowę lub zgłoszenia do organu administracji architektoniczno- budowlanej w tym konieczności przeprowadzania większych remontów budynku Urzędu,
4. rozliczanie dostaw wody, paliwa gazowego, energii elektrycznej wraz z dystrybucją, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci z budynku Urzędu,
5. zapewnienia ochrony fizycznej i ubezpieczenia mienia,
6. utrzymanie czystości i estetyki w budynku Urzędu,
7. deratyzacji budynku Urzędu,
8. zapewnienia, przy współpracy z referatem Kultury, Sportu i Spraw Społecznych, oprawy uroczystości gminnych (zawieszanie flag, przygotowywanie scenografii itp.) oraz ich zabezpieczenia,
9. zamawianie i likwidacja pieczęci urzędowych, prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych,
10. obsługa potrzeb transportowych Urzędu,
11. kolportaż Biuletynu Informacyjnego Gminy Michałowice,
12. prenumerata czasopism i dzienników oraz zakup publikacji,
13. nadzór i realizacja porozumień w ramach współpracy ze stowarzyszeniami,
14. nadzór nad udostępnianiem sali multimedialnej i pomieszczeń Urzędu,
zadania zlecone, związane z przygotowaniem, organizacją i przeprowadzeniem wyborów powszechnych, referendów, spisów,
bieżąca konserwacja, naprawy i drobne remonty w świetlicach gminnych,
rozliczanie dostaw wody, paliwa gazowego, energii elektrycznej wraz z dystrybucją, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci z budynków świetlic gminnych,
czynności związane z realizacją funduszu sołeckiego, osiedlowego i funduszu zawiązanego z utrzymaniem świetlic i prowadzoną w nich działalnością kulturalną,
zadania organizacyjne i kancelaryjne dotyczące zabezpieczenia i przeprowadzania wyborów sołtysów, rad sołeckich, przewodniczących osiedli oraz zarządu osiedli.

Data publikacji: 23.04.2019 12:54
Data ostatniej modyfikacji: 25.10.2022 19:34
Wyświetleń: 821

Autor: Piotr Wykuż
Opublikował: Piotr Wykuż
Ostatnio zmodyfikował: Wojciech Grzeniewski