Zarządzenie Nr 8/2004 Wójta Gminy Michałowice z dnia 15 stycznia 2004r.

Na podstawie art. 33 ust. 2  ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr 142  poz. 1591 z późniejszymi zmianami) Wójt Gminy zarządza, co następuje:

 

§ 1.

Urzędowi Gminy Michałowice nadaje się regulamin organizacyjny w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2.

Traci moc Zarządzenie Nr 149/2003 Wójta Gminy Michałowice z dnia 30 czerwca 2003 r. w sprawie nadania Urzędowi Gminy Michałowice regulaminu organizacyjnego z późniejszymi zmianami.

 

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą od 1 stycznia 2004 r.

 

---

 

Załącznik do

Zarządzenia Wójta

Nr  0011/8/04

Z dnia 15 stycznia  2004 r

 

REGULAMIN    ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY MICHAŁOWICE

 

ROZDZIAŁ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Michałowice.

 

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1)      Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Michałowice,

2)      Radzie  – należy przez to rozumieć Radę Gminy Michałowice,

3)      Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, Pełnomocniku Wójta – należy przez to rozumieć odpowiednio – Wójta Gminy Michałowice, Zastępcę Wójta Gminy Michałowice, Sekretarza Gminy Michałowice, Skarbnika Gminy Michałowice, Pełnomocnika Wójta Gminy Michałowice,

4)      Statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Michałowice,

5)      Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Michałowice,

6)      Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć Referat, wieloosobowe lub jednoosobowe samodzielne stanowisko pracy.

 

§ 3

1.       Urząd Gminy jest aparatem wykonawczym Wójta Gminy realizującym zadania wynikające z zakresu kompetencji Wójta Gminy, a także związane z obsługą Rady Gminy.

2.       W szczególności Urząd realizuje zadania:

1)        własne gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz innych ustaw szczególnych,

2)        zlecone z zakresu administracji rządowej,

3)        powierzone,  wynikające z zawartych porozumień z organami administracji rządowej oraz innymi jednostkami  samorządu terytorialnego,

3.       W Urzędzie obowiązuje instrukcja kancelaryjna dla urzędów gmin oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.

 

§ 4

1.       Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

2.       Siedzibą Urzędu są Michałowice ul. Raszyńska 34.

 

§ 5

Urząd czynny jest w dni robocze w godzinach:

1)      poniedziałek 9⁰⁰ – 17⁰⁰

2)      wtorek, środa, czwartek, piątek 8⁰⁰ – 16⁰⁰

 

ROZDZIAŁ II

ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA,

SEKRETARZA I SKARBNIKA GMINY

 

§ 6

Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika.

 

§ 7

1.    Wójt wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym, ustawach szczególnych oraz statucie Gminy.

2.      Do zakresu zadań Wójta jako Kierownika Urzędu  należy:

1)        kierowanie bieżącymi sprawami Urzędu Gminy,

2)        składanie Radzie okresowych sprawozdań z realizacji zadań Urzędu,

3)        podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

4)        wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

5)        zapewnianie przestrzegania prawa przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,

6)        okresowe zwoływanie,  nie rzadziej niż raz w miesiącu, narad z udziałem kierowników komórek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,

7)        rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, w szczególności w zakresie podziału zadań,

8)        czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

9)        prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

10)    upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w imieniu Wójta decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

11)    wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady,

12)    pełnienie bezpośredniego  nadzoru nad:

a)      Referatem Geodezji i Rolnictwa,

b)      Stanowiskiem ds.  Obrony Cywilnej,

c)      Stanowiskiem ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego,

d)      Stanowiskiem ds. BHP,

e)      Stanowiskiem ds. Kontroli Wewnętrznej,

f)       Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego,

g)      Stanowiskiem ds. Kancelaryjnych,

h)      Radcami prawnymi,

i)        Pełnomocnikiem ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

j)        Pełnomocnikiem ds. Informacji Niejawnych,

 

§ 8

Zastępca Wójta wykonuje wyznaczone przez Wójta zadania, w zakresie powierzonym i na podstawie udzielonych upoważnień, a w szczególności:

1)      zastępuje wójta w razie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków,

2)      aprobuje, podpisuje  dokumenty, pisma i decyzje administracyjne z zakresu gospodarki komunalnej, inwestycji i remontów.

3)      składa, w imieniu gminy, w przypadku udzielenia upoważnienia  wójta,  oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem,

4)      koordynuje prace związane z opracowywaniem wieloletnich programów inwestycyjnych,

5)      współpracuje ze skarbnikiem gminy w przygotowaniu i realizacji budżetu gminy w zakresie zadań inwestycyjnych, remontowych i gospodarki komunalnej,

6)      w uzgodnieniu z kierownikami i dyrektorami gminnych jednostek organizacyjnych prowadzi sprawy z zakresu prac remontowych i eksploatacyjnych  budynków (zaopatrzenie w wodę, energię elektryczną i gazową, gospodarka wodno- ściekowa),

7)      wykonuje inne zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień Wójta.

8)      pełni bezpośredni nadzór nad:

a)      Referatem Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,

b)      Referatem Inwestycji i Remontów,

c)      Stanowiskiem ds. Zamówień Publicznych.

 

§ 9

Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

1)      opracowywanie projektów statutów, regulaminów, instrukcji, zarządzeń, okólników,

2)      ustalanie, w porozumieniu z Wójtem,  zakresów działania komórek organizacyjnych,

3)      planowanie i analizowanie kosztów funkcjonowania  Urzędu,

4)      organizacja i koordynowanie  zadań związanych z wyborami, referendami i spisami,

5)      przyjmowanie ustnych oświadczeń woli,

6)      nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał  Rady i zarządzeń Wójta,

7)      prowadzenie rejestru skarg i  wniosków wpływających do Urzędu,

8)      przeprowadzanie kontroli wykonywania czynności określonych w Instrukcji kancelaryjnej Urzędu Gminy Michałowice, a w szczególności terminowości udzielania odpowiedzi na pisma,

9)      prowadzenie rejestru przepisów gminnych,

10)   prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,

11)   prowadzenie zbioru przepisów prawnych oraz przekazywanie komórkom organizacyjnym stosownych informacji w zakresie zmiany tych przepisów,

12)   prowadzenie spraw Gminy powierzonych przez Wójta,

13)   utrzymywanie kontaktów  z samorządowymi jednostkami pomocniczymi Gminy,

14)   nadzór nad prowadzeniem archiwum zakładowego i przekazywaniem akt do archiwum państwowego,

15)   realizacja innych zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady i zarządzeń oraz upoważnień Wójta.

16)   bezpośredni nadzór nad:

a)        Referatem Spraw Obywatelskich,

b)        Stanowiskiem  ds. Kadrowo – Administracyjnych,

c)        Stanowiskiem ds. Kultury i Spraw Społecznych

d)        Stanowiskiem ds. Obsługi Rady Gminy,

e)        Stanowiskiem ds.  Administracyjnych,

f)         Stanowiskiem ds. Informatyki,

g)        pracownikami obsługi,

 

§ 10

Do zadań Skarbnika Gminy - Głównego Księgowego Budżetu należy w szczególności:

1)      prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,

2)      opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dot. prowadzenia rachunkowości Gminy,

3)      opracowywanie analiz i prognoz gospodarki finansowej Gminy i bieżące monitorowanie stanu zadłużenia Gminy,

4)      prowadzenie spraw z zakresu wieloletniego planowania budżetu,

5)      przygotowanie projektu budżetu Gminy i jego  zmian oraz nadzór nad realizacją budżetu

6)      prowadzenie gospodarki finansowej, monitorowanie wykorzystania środków budżetowych i pozabudżetowych oraz kontrola ich wydatkowania,

7)      nadzór nad  sporządzaniem dokumentów  sprawozdawczości budżetowej Gminy,

8)      nadzór nad windykacją wierzytelności Gminy,

9)      kontrasygnowanie czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych,

10)   współpraca z organami finansowymi, podatkowymi  i bankami,

11)   bezpośredni nadzór nad Referatem Budżetu i Finansów,

 

ROZDZIAŁ III
ZASADY PODPISYWANIA PISM 
 

§ 11

Wójt podpisuje:

1)        zarządzenia, regulaminy,

2)        pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

3)        pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie bieżącej działalności gminy,

4)        odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników Urzędu Gminy,

5)        decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

6)        pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,

7)        pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji,

8)        odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, które w razie potrzeby są formułowane na piśmie,

9)        inne pisma, jeżeli ich podpisywanie Wójt zastrzegł sobie,

10)    umowy i pisma z zakresu prawa pracy.

 

§ 12

Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań nie zastrzeżone do podpisu Wójta.

 

§ 13

Kierownicy komórek organizacyjnych podpisują:

1)      pisma związane z zakresem działania komórek organizacyjnych nie zastrzeżone do podpisu Wójta,

2)      decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwienia, w przedmiocie których zostali upoważnieni przez Wójta,

3)      pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej komórek organizacyjnych i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk pracy.

 

§ 14

 

1. Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu, z lewej strony dokumentu.
2. Kierownik referatu ponosi odpowiedzialność za projekt decyzji podpisywanej przez Wójta.

 

§ 15

Projekty umów przygotowywane przez merytorycznie odpowiedzialnego pracownika Urzędu muszą być parafowane przez radcę prawnego, natomiast inne dokumenty mające znaczenie prawne, na żądanie podpisującego pismo.

 

§ 16

Sekretarz gminy zapewnia prawidłowe stosowanie i korzystanie z używanych w Urzędzie pieczęci.

 

ROZDZIAŁ IV

ORGANIZACJA PRACY KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

 

§ 17

1.       Urząd działa w  strukturze Referatów i Samodzielnych Stanowisk.

2.       Referatami kierują Kierownicy.

3.      Koordynatorem wieloosobowego samodzielnego stanowiska pracy jest pracownik wyznaczony przez Wójta.

 

§ 18

Kierownicy i koordynatorzy są odpowiedzialni za realizację zadań i pracę podporządkowanych komórek organizacyjnych, a w szczególności:

1)      nadzorują wypełnianie obowiązków służbowych przez podległych pracowników,

2)      wnioskują o dokonywanie zmian personalnych na podległych stanowiskach pracowniczych,

3)      przygotowują projekty dokumentów i odpowiadają za ich poprawność merytoryczną i prawną,

4)      zapewniają prawidłową obsługę interesantów przez podległych pracowników,

5)      nadzorują  terminy załatwianych spraw,

6)      współdziałają z Sekretarzem w zakresie organizacji pracy podległej komórki organizacyjnej i opracowują zakresy czynności dla podległych pracowników,

7)      organizują  i prowadzą bieżącą kontrolę wewnętrzną na podległych stanowiskach,

8)      realizują zadania określone w budżecie gminy po stronie dochodów i wydatków w częściach budżetu ich dotyczących m.in. przez  ewidencjonowanie umów, faktur, protokołów i dokumentów towarzyszących,

9)      uczestniczą w obradach sesji i komisji Rady Gminy,

10)   zapewniają protokołowanie posiedzeń komisji Rady,

11)   realizują zadania wynikające z upoważnień i poleceń Wójta.

 

§ 19

Kierownicy i koordynatorzy wykonują swoje zadania przy pomocy podległych pracowników i obowiązani są systematycznie rozliczać pracowników z realizacji zadań i sposobu ich wykonania.

 

§ 20

W przypadku gdy kierownik komórki organizacyjnej nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn zastępuje go w czasie nieobecności wyznaczony pracownik.

 

§ 21

Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych należy przygotowanie materiałów oraz podejmowanie czynności zapewniających prawidłowe działanie organów Gminy, w tym:

1)      prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej i przygotowywanie materiałów oraz projektów aktów administracyjnych, a także prowadzenie spraw wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2)      realizacja zadań Gminy wynikających z budżetu, uchwał Rady, zarządzeń Wójta oraz z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,

3)      współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy, jego realizacji i sprawozdawczości budżetowej,

4)      wzajemne współdziałanie, wymiana informacji, konsultacje w zakresie spraw prowadzonych przez Urząd oraz jednostki organizacyjne,

5)      opracowywanie projektów strategii rozwoju Gminy i jej aktualizacja,

6)      przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,

7)      stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,

8)      stosowanie zasad wewnętrznego obiegu akt zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną,

9)      prowadzenie rejestru przyjmowanych przez referat podań i pism,

10)   prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z przepisami prawa,

11)   prowadzenie rejestru opłat skarbowych,

12)   prowadzenie rejestrów dokumentów udostępnianych,

13)   obsługa oraz protokołowanie posiedzeń merytorycznych komisji Rady Gminy,

14)   realizacja zadań wynikających z programów pracy przyjętych przez organy gminy w zakresie merytorycznym komórki

15)   wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta, Zastępcę Wójta oraz Skarbnika i Sekretarza w zakresie przypisanych im kompetencji.

 

ROZDZIAŁ V

      ORGANIZACJA URZĘDU  

    

§ 22

1.       W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska:

1)      Referat Geodezji i Rolnictwa  GR

2)      Referat Budżetu i Finansów  BF

3)       Referat Spraw Obywatelskich  SO

4)      Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska GK

5)      Referat Inwestycji i Remontów IR

6)      Wieloosobowe Stanowisko ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego PZ

7)      Wieloosobowe stanowisko ds.  Kultury i Spraw Społecznych  KS

8)      Stanowisko ds. Kadrowo -  Administracyjnych SK

9)      Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy RG

10)   Stanowisko ds. Kancelaryjnych OK

11)   Stanowisko ds. Administracyjnych  SA

12)   Stanowisko ds. BHP (BHP)

13)   Stanowisko ds. Informatyki SI

14)    Stanowisko Radca Prawny RP

15)    Stanowisko ds. Obrony Cywilnej OC

16)   Stanowisko ds. Zamówień Publicznych ZP

17)   Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej KW

18)   Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego AW

19)   Pracownicy obsługi.

2. Ponadto w Urzędzie działa:

1)      Pełnomocnik Wójta ds. Ochrony Informacji Niejawnych,

2)      Pełnomocnik Wójta ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych

 

§ 23

W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1)      Kierownik Referatu Geodezji i Rolnictwa

2)      Kierownik Referatu Budżetu i Finansów

3)      Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich

4)      Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska          

5)      Kierownik Referatu Inwestycji i Remontów

 

ROZDZIAŁ VI

ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

 

§ 24

Do zadań Referatu Geodezji i Rolnictwa należy:

1)      prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem podziału i rozgraniczeń nieruchomości,

2)      prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem dokumentacji dot. wywłaszczania nieruchomości bądź ustanawiania służebności gruntowych na rzecz Gminy,

3)      prowadzenie spraw związanych z działalnością  wspólnot gruntowych w zakresie ustalonym przez ustawę o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych i statutów wspólnot,

4)      prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji porządkowej nieruchomości,

5)      prowadzenie spraw  w zakresie gospodarowania i zarządzania komunalnymi nieruchomościami, w tym:

a)         ich zbywania,

b)       oddawania w użytkowanie wieczyste, w użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i w trwały zarząd wraz z wystawianiem dokumentów określających zobowiązania finansowe stron zawartych umów, kontrolą realizacji tych zobowiązań, a także dochodzenia zapłaty wierzytelności Gminy z tytułu zawartych umów,

6)      prowadzenie spraw związanych z ustalaniem wartości nieruchomości komunalnych, opłat za korzystanie z nich, zlecanie do wyceny rzeczoznawcy,

7)      prowadzenie spraw związanych z nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,

8)      prowadzenie spraw związanych z komunalizacją nieruchomości,

9)      przygotowywanie, w uzgodnieniu z   Referatami Budżetu i Finansów oraz Stanowiskiem ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego, dokumentów związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

10)   zlecanie wykonywania, w porozumieniu ze Stanowiskiem ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego, operatów z wycenami nieruchomości  do spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dot. opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości,

11)   prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem na własność Gminy, nieodpłatnie lub za odszkodowaniem, nieruchomości w tym gruntów znajdujących się w liniach rozgraniczających ulic, należących do osób fizycznych i prawnych,

12)   prowadzenie spraw związanych z regulowaniem zapisów w księgach wieczystych nieruchomości stanowiących własność Gminy,

13)   prowadzenie spraw związanych z naliczaniem opłat adiacenckich,

14)   prowadzenie spraw dotyczących wykonywania prawa pierwokupu nieruchomości,

15)   prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją nieruchomości stanowiących mienie komunalne,

16)   prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i wymianą gruntów,

17)   badanie stanu własnościowego nieruchomości opuszczonych i porzuconych,

18)   prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa oraz wydawania zaświadczeń dla celów ubezpieczeń indywidualnych i ich rodzin,

19)   analizowanie i diagnozowanie procesów gospodarki gruntami na obszarze Gminy i gmin sąsiednich dla prognozowania kierunków rozwoju gospodarczego,

20)   zbieranie informacji i przygotowanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz.

 

§ 25

Do zadań Referatu Budżetu i Finansów należy:

1)      opracowywanie projektów planów wykonawczych do budżetu i innych planów finansowych,

2)      sporządzanie sprawozdań jednostkowych z działalności finansowej i budżetowej Gminy,

3)      przeprowadzanie kontroli działalności finansowo-księgowej gminnych jednostek organizacyjnych,

4)      prowadzenie obsługi kasowej i księgowej Urzędu i Gminy,

5)      prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie,

6)      przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach podatkowych,

7)      obsługa kasowa opłat za użytkowanie wieczyste i dzierżawę gruntów,

8)      prowadzenie spraw z zakresu egzekucji administracyjnej należności podatkowych i opłat lokalnych,

9)      prowadzenie spraw związanych z dochodzeniem i egzekucją wierzytelności gminy z wyłączeniem wierzytelności określonych w  § 24 pkt 5,

10)   współdziałanie z Referatami Geodezji i Rolnictwa oraz Stanowiskiem ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego w wykonywaniu przez nie zadań związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

11)   prowadzenie spraw związanych z finansową obsługą inwestycji realizowanych przez Gminę,

12)   obsługa fianansowo-księgowa funduszy celowych i środków specjalnych,

13)   prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej mienia Gminy,

14)   rozliczanie  wyników inwentaryzacji,

15)   dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

16)   przeprowadzanie kontroli obiegu dokumentów finansowo księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

17)   obsługa finansowo-księgowa Urzędu Gminy, w tym prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu, rozliczanie należności z Urzędem Skarbowym i ZUS oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,

18)   prowadzenie ewidencji i rozliczeń w zakresie  podatku VAT

19)   przygotowywanie, na wniosek zainteresowanych,  zaświadczeń o stanie majątkowym,

20)   opracowywanie prognoz finansowych dla Gminy.

 

§ 26

Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należą zadania z zakresu:

1)      Ewidencji ludności i ewidencji wojskowej poborowych, a w szczególności:

a)        prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dokumentów stwierdzających tożsamość,

b)        prowadzenie ewidencji ludności,

c)        prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,

d)        prowadzenie rejestru wyborców oraz aktualizacja tego rejestru,

e)        przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane,

f)         prowadzenie rejestracji przedpoborowych,

g)        udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu poboru,

h)        prowadzenie spraw związanych z uznawaniem poborowego za jedyną osobę sprawującą bezpośrednią opiekę nad członkiem rodziny,

2)      Prowadzenie spraw z zakresu  działalności gospodarczej, a w szczególności w zakresie:

a)        rejestracji przedsiębiorców,

b)        wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

c)        przeprowadzania kontroli zarejestrowanych przedsiębiorców.

d)       wspierania działalności gospodarczej,

3)      Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem pozwoleń na przeprowadzenie zbiórki publicznej,

4)      Prowadzenie spraw z zakresu zgromadzeń publicznych,

5)      Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na przeprowadzenia imprez masowych.

 

§ 27

Do zadań Referatu Gospodarki Komunalnej  i Ochrony Środowiska należy:

1)      przygotowywanie okresowych ocen i informacji dotyczących zadań w zakresie remontów i eksploatacji dróg, oświetlenia, zieleni,  wodociągów i  kanalizacji,

2)      przygotowanie dokumentacji do przetargów na realizację zadań w zakresie remontów i eksploatacji dróg,  oświetlenia, zieleni i wodociągów i kanalizacji,

3)      prowadzenie spraw związanych z administrowaniem, gospodarowaniem i zarządzaniem należącymi do Gminy lokalami mieszkalnymi, użytkowymi oraz nieruchomościami budynkowymi,

4)      prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i gospodarowaniem obiektami i urządzeniami infrastruktury technicznej Gminy,

5)      prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem i zamianą komunalnych lokali mieszkalnych,

6)      prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem lokali socjalnych i zastępczych,

7)      prowadzenie spraw związanych z egzekucją w sprawach lokalowych i usuwania skutków samowoli lokalowej,

8)      prowadzenie spraw związanych z określaniem stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,

9)      prowadzenie spraw związanych z opieką nad cmentarzami i obiektami pamięci narodowej,

10)   prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego w odniesieniu do dróg gminnych,

11)   prowadzenie spraw dot. kontroli osób fizycznych w zakresie przestrzegania przepisów ochrony środowiska,

12)   prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów wraz z określaniem wysokości  opłat i kar,

13)   prowadzenie spraw związanych z nakazywaniem użytkownikom maszyn i innych urządzeń technicznych wykonania czynności zmierzających do ograniczenia uciążliwości dla środowiska,

14)   prowadzenie działań w zakresie zapobiegania nadzwyczajnym zagrożeniom środowiska przy współpracy ze stanowiskiem ds. Obrony Cywilnej,

15)   prowadzenie spraw w zakresie rozstrzygania sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego,

16)   współpraca ze spółkami wodnymi,

17)   inicjowanie przedsięwzięć organizacyjno-technicznych niezbędnych do ochrony środowiska przed odpadami, w szczególności w zakresie unieszkodliwiania odpadów komunalnych,

18)   prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem należytego stanu sanitarnego, czystości i porządku na terenach stanowiących własność Gminy a także bieżąca kontrola obszaru Gminy w tym zakresie,

19)   prowadzenie spraw w zakresie wydawania zezwoleń na utrzymanie psów ras uznanych za szczególnie agresywne,

20)   prowadzenie spraw w zakresie zapewnienia opieki nad bezdomnymi zwierzętami,

21)   współpraca ze służbami weterynaryjnymi.

 

§ 28

Do zadań Referatu Inwestycji i Remontów należy:

1)      przygotowywanie okresowych ocen i informacji dotyczących zadań inwestycyjnych i prac remontowych realizowanych przez Gminę,

2)      prowadzenie całokształtu zagadnień w zakresie przygotowywania i gromadzenia kompletnej dokumentacji projektowo-kosztorysowej planowanych zadań,

3)      przygotowywanie dokumentacji do przetargów na realizację zadań inwestycyjnych i remontowych,

4)      przygotowywanie projektów umów na wykonawstwo, generalne wykonawstwo i inwestorstwo zastępcze robót,

5)      prowadzenie nadzoru technicznego nad realizowanymi przez Gminę inwestycjami i remontami,

6)      sporządzanie protokołów konieczności na roboty dodatkowe i zamienne i przedstawianie Wójtowi do zatwierdzenia,

7)      uczestnictwo w odbiorach technicznych inwestycji i remontów,

8)      opracowanie materiałów niezbędnych do rozliczenia finansowego inwestycji i remontów w tym: określenie wartości wykonanej inwestycji i remontu oraz przygotowanie dokumentów przejęcia środka trwałego (OT)  i przekazania środka trwałego (PT),

9)      prowadzenie rejestru umów inwestycyjnych i remontowych,

10)   gromadzenie dokumentacji technicznej administrowanych obiektów i urządzeń infrastruktury komunalnej,

11)   prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem inwestycji ukończonych do eksploatacji i zarządzania właściwym jednostkom organizacyjnym,

12)   współdziałanie z eksploatatorami  urządzeń technicznych,

13)   opracowanie projektów programów gospodarczych, w tym wykonywanie prac studialnych i prognostycznych.

 

§ 29

Do zadań Samodzielnego wieloosobowego  Stanowiska ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego należą sprawy planowania i zagospodarowania przestrzennego,  a w szczególności:

1)      przygotowywanie materiałów do projektu studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,

2)      przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

3)      koordynacja i obsługa działań związanych z uzgodnieniami i wyłożeniem do publicznego wglądu projektów studium i miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

4)      przygotowywanie i koordynacja prac gminnej komisji urbanistyczno – architektonicznej,

5)      przechowywanie oryginałów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, w tym uchylonych i nie obowiązujących,

6)      ocena skutków ekonomicznych dla Gminy zmian w planach zagospodarowania przestrzennego na etapie projektów i w trakcie realizacji,

7)      przygotowywanie oraz wydawanie wypisów i wyrysów z obowiązujących miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

8)      prowadzenie aktualizowanego rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz wniosków o ich sporządzenie lub zmianę,

9)      przygotowanie dla Wójta Gminy materiałów niezbędnych do oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy,

10)   prowadzenie, w porozumieniu z Referatami: Budżetu i Finansów oraz Geodezji i Rolnictwa, spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

11)   prowadzenie, w porozumieniu z  Referatami: Geodezji i Rolnictwa oraz Budżetu i Finansów, spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości,

12)   opiniowanie projektów podziałów nieruchomości pod kątem ich zgodności z ustaleniami miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

13)   prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektów decyzji administracyjnych dotyczących ustalenia warunków zabudowy,

14)   prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektów decyzji administracyjnych dotyczących ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego,

15)   prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących nakazu wstrzymania użytkowania terenu do czasu wydania decyzji o warunkach zabudowy lub nakazu przywrócenia poprzedniego sposobu zagospodarowania,

16)   prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy oraz o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,

17)   przygotowanie projektów decyzji administracyjnych stwierdzających wygaśnięcie wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w związku z wejściem w życie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego lub ich zmian w przypadkach przewidzianych przez prawo,

18)   przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych stwierdzających, za zgodą strony, przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy na rzecz innej osoby,

19)   wydawanie zaświadczeń w sprawach różnych, związanych z planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym,

20)   analizowanie i diagnozowanie procesów urbanistycznych i budowlanych na obszarze Gminy i gmin sąsiednich dla prognozowania kierunków rozwoju,

21)   prowadzenie gminnej ewidencji zabytków,

22)   zbieranie informacji i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz.

 

§ 30

Do zadań Samodzielnego wieloosobowego stanowiska ds. Kultury i Spraw Społecznych należy:

1)      współpraca z organizacjami pożytku publicznego,

2)      prowadzenie spraw związanych z realizowaniem zadań Gminy przez organizacje pożytku publicznego,

3)      z zakresu spraw kultury:

a)      przygotowywanie rocznych planów działalności kulturalnej oraz sprawozdań z ich realizacji,

b)      prowadzenie spraw z  zakresu kultury fizycznej w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,

c)      prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury,

d)      organizowanie imprez kulturalnych i sportowych,

e)      współpraca z  kołami emerytów i rencistów,

f)       promowanie twórczości ludowej,

4)      z zakresu spraw ochrony zdrowia:

a)      organizacja masowych badań kontrolnych dla mieszkańców gminy,

b)      propagowanie zdrowego trybu życia,

c)      edukacja w zakresie zapobiegania chorobom cywilizacyjnym,

d)      współpraca z Zakładami Opieki Zdrowotnej działającymi na terenie Gminy,

5)      z zakresu promocji Gminy:

a)      współpraca z referatami i samodzielnymi stanowiskami Urzędu Gminy w zakresie opracowania materiałów związanych z promocją gminy,

b)      przygotowanie materiałów promujących gminę,

c)      rozpowszechnianie materiałów informacyjnych promujących gminę.

 

 

§ 31

Do zadań Stanowiska ds. Kadrowo - Administracyjnych należy:

1)      Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, a w szczególności:

a)        dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

b)        przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,

c)        przygotowanie materiałów do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,

d)        przygotowanie projektów planów urlopów wypoczynkowych i nadzór ich realizacji po zatwierdzeniu,

e)        prowadzenie spraw z zakresu działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,

f)         ewidencja czasu pracy pracowników,

2)      Prowadzenie spraw ubezpieczeń społecznych pracowników Urzędu oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych,

3)      Prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego.

4)      Prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i w używaniu znajdujących się w Urzędzie.

 

§ 32

Do zadań stanowiska ds. obsługi Rady Gminy należy:

1)      prowadzenie spraw związanych z organizacyjno-techniczną obsługą sesji Rady i posiedzeń Komisji,

2)      gromadzenie przygotowanych materiałów związanych z porządkiem obrad sesji Rady i posiedzeń Komisji oraz ich przekazywanie, po podpisaniu projektu porządku obrad, radnym, sołtysom i przewodniczącym zarządów osiedli,

3)      prowadzenie rejestrów uchwał i stanowisk, apeli i rezolucji  podejmowanych przez Radę Gminy,

4)      prowadzenie rejestru interpelacji radnych,

5)      przekazywanie za pośrednictwem kancelarii korespondencji do i od Rady i jej Komisji,

6)      protokołowanie obrad sesji,

7)      obsługa kancelaryjna Przewodniczącego Rady,

 

§ 33

Do zadań Stanowiska ds. Kancelaryjnych należy:

1)      obsługa kancelaryjna Wójta i Zastępcy Wójta,

2)      prowadzenie obsługi kancelaryjnej Urzędu, a w szczególności:

a)        ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział korespondencji oraz przesyłek,

b)        prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

c)        wysyłanie korespondencji i przesyłek,

d)        przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

2)      prowadzenie rejestru decyzji administracyjnych,

3)      prowadzenie rejestru wniosków o udostępnianie informacji publicznej,

4)      wywieszanie obwieszczeń i wezwań przesyłanych do Urzędu przez sądy, organy podatkowe i inne instytucje państwowe i samorządowe,

5)      kompletowanie materiałów do Biuletynów Informacyjnych,

6)      informowanie interesantów o właściwości rzeczowej, organów Gminy  i komórek organizacyjnych Urzędu.

 

§ 34

Do zadań Stanowiska ds. Administracyjnych należy:

1)      zamawianie i likwidacja pieczęci urzędowych,

2)      zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie,

3)      zakup i rozdysponowanie materiałów biurowych,

4)      prenumerowanie dzienników urzędowych i prasy,

5)      utrzymanie estetyki w otoczeniu Urzędu,

6)      obsługa potrzeb transportowych Urzędu,

7)      dostarczanie materiałów do Radnych, Sołtysów i Przewodniczących Zarządów Osiedli oraz kolportaż Biuletynu Informacyjnego Gminy Michałowice.

 

§ 35

Do zadań stanowiska ds. BHP należy:

1)      prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie,

2)      kontrola spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w gminnych jednostkach organizacyjnych.

 

§ 36

Do zadań stanowiska ds. Informatyki należy:

1)      prowadzenie spraw związanych z administracją informatycznej sieci wewnętrznej Urzędu,

2)      prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem stroną internetową i pocztą elektroniczną Urzędu,

3)      prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu komputerowego Urzędu,

4)      analizowanie stanu i przygotowywanie wniosków w sprawie wyposażenia Urzędu w sprzęt komputerowy i oprogramowanie,

5)      prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie informatyki.

 

§ 37

Do zadań stanowiska Radca Prawny należy:

1)      obsługa prawna Rady  i Urzędu,

2)      opiniowanie pod względem prawnym projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,

3)      opiniowanie zgodności z prawem przygotowywanych aktów administracyjnych,

4)      opiniowanie projektów umów i porozumień przygotowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu,

5)      wydawanie opinii prawnych w sprawach prowadzonych przez Gminę,

6)      występowanie jako pełnomocnik lub zastępca procesowy w sprawach sądowych prowadzonych przez Gminę.

 

§ 38

Do zadań stanowiska ds. Obrony Cywilnej należy prowadzenie  spraw związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania w sytuacjach kryzysowych, obronnością i obroną cywilną,  a w szczególności:

1)      przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,

2)      tworzenia formacji obrony cywilnej,

3)      nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,

4)      świadczenia na rzecz obrony,

5)      współdziałanie i wymiana informacji  z organami wojskowymi, policją i strażą pożarną,

6)      bieżące planowanie działań Gminnego Zespołu Reagowania,

 

§ 39

Do zadań stanowiska ds. Zamówień Publicznych należy:

1)      prowadzenie spraw zamówień publicznych gminy pod względem procedury określonej właściwymi przepisami prawa,

2)      współpraca z komórkami organizacyjnymi urzędu odpowiedzialnymi merytorycznie przy prowadzeniu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych,

3)      nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych przez jednostki organizacyjne Gminy,

4)      archiwizowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień dokonywanych w urzędzie gminy.

 

§ 40

Do zadań stanowiska ds. Kontroli Wewnętrznej  należy:

1)      opracowywanie rocznych planów kontroli,

2)      dokonywanie kontroli w urzędzie gminy oraz gminnych jednostkach organizacyjnych zgodnie z planem kontroli zatwierdzonym przez wójta gminy oraz dokonywanie doraźnych kontroli nie ujętych w planie, których przeprowadzenie stwierdzono w toku bieżącej działalności,

3)      ustalenia stanu faktycznego kontrolowanych zagadnień,

4)      opracowywanie protokołów lub sprawozdań z kontroli,

5)      opracowywanie projektów wystąpień pokontrolnych i przedkładanie ich do akceptacji przez Wójta.

 

§ 41

Do zadań stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego  należy:

1)      przygotowanie planu audytu wewnętrznego,

2)      przygotowanie programu zadania audytowego,

3)      prowadzenie stałych i bieżących akt audytu wewnętrznego,

4)      badanie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu gminy,

5)      dokonywanie oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur,

6)      dokonywanie oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań,

7)      sporządzanie sprawozdań z audytu wewnętrznego.

 

§ 42

Do zadań Pełnomocnika Wójta ds. Ochrony Informacji Niejawnych należą sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych, a w szczególności:

1)      opracowanie planu ochrony Urzędu,

2)      ochrona systemów i sieci teleinformatycznej,

3)      kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

4)      kontrola zabezpieczenia dokumentów w Urzędzie,

5)      szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,

6)      prowadzenie rejestrów umów, zleceń,

7)      współpraca z właściwymi jednostkami służb ochrony państwa,

 

§ 43

Do zadań Pełnomocnika Wójta ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowychnależy prowadzenie spraw związanych z wychowaniem w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz współpraca z Gminną Komisją ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w szczególności:

1)      prowadzenie analizy problemów alkoholowych,

2)      przygotowywanie, wspólnie z komisją i przedkładanie Wójtowi projektu Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, projektu preliminarza jego wykonania i projektu sprawozdania z jego realizacji,

3)      ogłaszania i prowadzenia konkursu ofert na wykonanie poszczególnych zadań w ramach Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

4)      bieżąca koordynacja zadań wynikających z Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,

5)      udział w posiedzeniach Gminnej Komisji ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz właściwych merytorycznie komisji Rady Gminy,

6)      współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz innych uzależnień.

 

§ 44

Do zadań pracowników obsługi należy w szczególności:

1)      utrzymanie czystości pomieszczeń wewnątrz budynku Urzędu,

2)      utrzymanie estetyki na zewnątrz budynku Urzędu,

3)      przyjmowanie i wydawanie kluczy  od  pomieszczeń budynku Urzędu,

4)      otwieranie i zamykanie budynku Urzędu, po uprzednim sprawdzeniu zabezpieczenia przed włamaniem i p.poż.

 

ROZDZIAŁ VII

ZASADY I TRYB PRACY URZĘDU

 

§ 45

1.       Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2.       Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są  w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych.

3.       Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą kierujący komórkami organizacyjnymi oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

 

§ 46

1.       Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1)        udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,

2)        przygotowywania rozstrzygnięcia spraw w miarę możliwości niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu ich załatwienia,

3)        informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,

4)        powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności,

5)        informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć.

2.      Interesanci mają prawo wnosić sprawy w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej, telegraficznej lub za pośrednictwem telefaksu, poczty elektronicznej.

 

§ 47

Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową i dyscyplinarną przed Wójtem.

 

§ 48

Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają ich zakresy czynności ustalane przez bezpośredniego przełożonego i zatwierdzane przez Wójta.

 

§ 49

1.       Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2.       Dysponowanie środkami finansowymi odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

§ 50

W celu właściwego przekazywania informacji oraz zawiadamiania obywateli o zasadach pracy Urzędu w siedzibie Urzędu Gminy stosuje się:

1)      tablice ogłoszeń,

2)      informację w sieci internetowej na stronach internetowych Gminy,

3)      tablica informacyjna o godzinach pracy Urzędu,  dniach i godzinach przyjęć interesantów przez Wójta w zakresie skarg i wniosków,

4)      tablica informacyjna o rozmieszczeniu komórek organizacyjnych i stanowisk pracy w Urzędzie,

5)      tabliczki na drzwiach pokoi biurowych wyszczególniające nazwę komórki, nazwiska i imiona pracowników, stanowiska służbowe, informacje o dniach i godzinach przyjęć.

 

ROZDZIAŁ VIII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 51

Integralną częścią regulaminu są załączniki:

1)      Załącznik Nr 1 – Schemat Organizacyjny Urzędu Gminy Michałowice

2)      Załącznik Nr 2 – Regulamin Kontroli Wewnętrznej

 

Załącznik Nr 2 do

Regulaminu Organizacyjnego

 

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

 

§ 1

Regulamin określa zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w następujących jednostkach organizacyjnych:

1)      Urząd Gminy,

2)      Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Michałowice,

3)      Zespół Obsługi Ekonomiczno – Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice,

4)      Zespół Szkół Ogólnokształcących im. Marii Dąbrowskiej w Komorowie,

5)      Zespół Szkół w Michałowicach,

6)      Zespół Szkolno-Przedszkolny im. Mikołaja Kopernika w Nowej Wsi,

7)      Gminne Przedszkole w Michałowicach,

8)      Gminna Biblioteka Publiczna w Michałowicach,

9)      Gminna Biblioteka Publiczna w Komorowie,

 

§ 2

Kontrola wewnętrzna obejmuje wszystkie czynności, których celem jest:

1)        zapewnienie prawidłowej realizacji zadań Gminy, nie należące do zadań audytu wewnętrznego, którego zasady normuje odrębny regulamin,

2)        zapobieganie powstawaniu i wykrywanie błędów i nieprawidłowości.

 

§ 3

Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są:

1)      Wójt w sprawach dotyczących działalności jednostek organizacyjnych wymienianych w § 1 w punktach 2-8,

2)      Wójt, Zastępca Wójta i Sekretarz Gminy w sprawach dotyczących funkcjonowania Urzędu Gminy,

3)      Skarbnik Gminy w sprawach dotyczących gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy i gminnych jednostkach organizacyjnych,

4)      kierownicy referatów oraz kierownicy jednostek organizacyjnych w stosunku do swoich podwładnych,

5)      upoważniony przez Wójta pracownik Urzędu Gminy w zakresie określonym w upoważnieniu, którego wzór stanowi załącznik do regulaminu.

 

§ 4

Wójt sprawuje ogólny nadzór na skutecznością działania systemu kontroli wewnętrznej.

 

§ 5

Kontrola Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych jest realizowana na podstawie:

1)    rocznych planów kontroli,

2)    poleceń Wójta Gminy do przeprowadzenia kontroli nie ujętych w planie, których przeprowadzenie stwierdzono w toku bieżącej działalności.

 

§ 6

Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:

1)      ustaleniu stanu faktycznego kontrolowanych zagadnień,

2)      ustaleniu przyczyn  i skutków stwierdzonych  nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych,

3)      wskazaniu w zaleceniach pokontrolnych sposobów i środków umożliwiających likwidacjęzauważonych w procesie kontroli nieprawidłowości i uchybień.

 

§ 7

Działania kontrolne obejmują badanie:

1)      legalności, prawidłowości i zgodności kontrolowanego postępowania z obowiązującymi przepisami prawa, wewnętrznymi aktami normatywnymi oraz zakresami kompetencji i otrzymanymi upoważnieniami kontrolowanych osób,

2)      sprawności organizacyjnej kontrolowanej komórki organizacyjnej, efektywności jej działania i osiągania zamierzonego celu w realizacji zadań, do których została powołana,

3)      gospodarności działania, ujawnienie niewykorzystanych rezerw, ewentualnego marnotrawstwa i nadużyć,

4)      rzetelność działań.

 

§ 8

Kontrola wewnętrzna wykonywana jest jako:

1)      kontrola polegająca na badaniu przygotowywanych projektów, mająca na celu optymalizację działań, w wyniku których powstają określone zobowiązania i należności.

2)      kontrola polegająca na badaniu czynności w toku wykonywania, w celu stwierdzenia czy przebiega ono prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami (normami, przepisami itp.)

3)      kontrola obejmująca badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane,

 

§ 9

Kontrola dokumentów obejmuje:

1)      badanie pod względem merytorycznym polegające na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentów z zasadami celowości, legalności, rzetelności i gospodarności,

2)      badanie pod względem formalnym polegające w szczególności na stwierdzeniu, czy:

a)      wystawione zostały w sposób prawidłowy,

b)      podpisane zostały przez osoby upoważnione,

c)      zawierają inne cechy wymagane obowiązującymi przepisami,

3)      badanie pod względem rachunkowym polegające na ustaleniu prawidłowości zawartych w nich wyliczeń i kalkulacji.

 

§ 10

1.       Złożenie przez Skarbnika podpisu na  dokumencie  oznacza, że dokonał on wstępnej kontroli, o której mowa w art. 35 ust 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz. U. Nr 15, poz. 148z późniejszymi zmianami).

2.       Odmowę złożenia podpisu Skarbnik winien uzasadnić na piśmie.

3.       W przypadku, o którym mowa w ust. 2 Wójt zobowiązany jest do wszczęcia postępowania sprawdzającego.

 

§ 11

1.       Kontrolujący przed rozpoczęciem  kontroli uprzedza ustnie lub pisemnie kontrolowanego o dacie rozpoczęcia i planowanym  terminie zakończenia kontroli.     

2.       Kontrolę przeprowadza się w dniu i godzinach pracy jednostki kontrolowanej.

 

§ 12

Kontrolującym w toku wykonywania kontroli przysługują uprawnienia do:

1)      wstępu do pomieszczeń jednostki kontrolowanej w obecności osób materialnie odpowiedzialnych za znajdujące się tam mienie,

2)      wglądu do dokumentacji,

3)      żądania od kontrolowanego ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli,

4)      zabezpieczenia dokumentów kontrolowanych,

5)      składania do Wójta, w uzasadnionych przypadkach,  wniosków o rozszerzenie zakresu kontroli w toku jej prowadzenia.

 

§ 13

1.    Osoba kontrolowana lub kierownik jednostki kontrolowanej obowiązani są na żądanie kontrolującego udzielić wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.

2.    Kontrolujący jest zobowiązany uprzedzić kontrolowanego o odpowiedzialności służbowej za złożenie wyjaśnień niezgodnych ze stanem faktycznym.

3.    Wyjaśnienia ustne mogą być zaprotokołowane w formie odpowiedzi na konkretne pytania.

 

§ 14

1.   Kontrolujący sporządza z przebiegu kontroli protokół. Protokół z kontroli powinien zawierać:

1) nazwę stanowiska lub jednostki kontrolowanej,

2)  imię i nazwisko, stanowisko kontrolującego,

3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

4) określenie przedmiotu kontroli,

5)  ustalenia kontroli, zalecenia pokontrolne,

6) wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu,

7) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy kontrolującego i kontrolowanego.

2.       Protokół z przebiegu kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje jednostka kontrolowana, drugi egzemplarz pozostaje w aktach kontrolującego.

3.       Odmowa podpisania protokołu kontro li, przez osobę kontrolowaną lub kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego.

4.      Z treścią protokołu przeprowadzający kontrolę zapoznaje Wójta Gminy.

 

§ 15

Na podstawie protokołu lub sprawozdania z kontroli, kontrolujący opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego, które powinno zawierać:

1)opis stwierdzonych niedociągnięć i nieprawidłowości,

2) zalecenia,

3) termin wykonania zaleceń i powiadomienie o sposobie ich realizacji.

 

§ 16

Wystąpienie pokontrolne, akceptowane przez Wójta, przekazywane jest do kontrolowanej osoby, referatu, jednostki organizacyjnej.

 

§ 17

1.       W przypadku ujawnienia w toku kontroli bieżącej lub następnej nieprawidłowości w przebiegu kontrolowanych działań, kontrolujący zobowiązany jest przedsięwziąć odpowiednie kroki celem wyeliminowania ujemnych skutków nieprawidłowych działań.

2.       W przypadku stwierdzenia lub zaistnienia podejrzenia, że nastąpiło nadużycie lub złamanie prawa, kontrolujący jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić o powyższym Wójta Gminy, zabezpieczając jednocześnie dokumenty i przedmioty będące dowodem naruszenia prawa

 

§ 18

1         O fakcie ujawnienia przestępstwa Wójt zawiadamia organ ścigania oraz przeprowadza ustalenia:

1)      jakie warunki czy okoliczności umożliwiły nadużycia lub sprzyjały jego popełnieniu,

2)      czy nadużycie nastąpiło w wyniku zaniedbania kontroli przez osoby do tego zobowiązane,

2         Na podstawie wyników przeprowadzonych czynności Wójt:

1)      wyciąga konsekwencje służbowe wobec osób winnych zaniedbań lub powstania okoliczności sprzyjających nadużyciu,

2)      podejmuje decyzje organizacyjne w celu uniknięcia w przyszłości podobnych zaniedbań.