Zarządzenie Nr 26/2009 Wójta Gminy Michałowice z dnia 18 marca 2009 r.

a podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami) Wójt Gminy zarządza, co następuje:

Urzędowi Gminy Michałowice nadaje się regulamin organizacyjny w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.

Traci moc Zarządzenie Nr 122/2006 Wójta Gminy Michałowice z dnia z dnia 4 sierpnia 2006 r. w sprawie nadania Urzędowi Gminy Michałowice regulaminu organizacyjnego.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 kwietnia 2009r.

Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Michałowice.

1)      Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Michałowice,

2)      Radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Michałowice,

3)      Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, Pełnomocniku Wójta – należy przez to rozumieć odpowiednio – Wójta Gminy Michałowice, Zastępcę Wójta Gminy Michałowice, Sekretarza Gminy Michałowice, Skarbnika Gminy Michałowice, Pełnomocnika Wójta Gminy Michałowice,

4)      Statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Michałowice,

5)      Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Michałowice,

6)      Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć referat, biuro, wieloosobowe lub jednoosobowe samodzielne stanowisko pracy.

1.      Urząd Gminy jest aparatem wykonawczym Wójta Gminy realizującym zadania wynikające z zakresu kompetencji Wójta Gminy, a także związane z obsługą Rady Gminy.

2.      W szczególności Urząd realizuje zadania:

1)       własne gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz innych ustaw szczególnych,

2)       zlecone z zakresu administracji rządowej,

3)       powierzone, wynikające z zawartych porozumień z organami administracji rządowej oraz innymi jednostkami samorządu terytorialnego,

4)       wynikające z uchwał i stanowisk Rady Gminy oraz   zarządzeń i decyzji Wójta Gminy.

3.      Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

4.       W Urzędzie obowiązuje instrukcja kancelaryjna dla urzędów gmin oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.

2.      Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

4.      Stanowisko ds. Kultury i Spraw Społecznych oraz Referat ds. Funduszy Zewnętrznych mają swoją siedzibę w Michałowicach przy ul. Szkolnej 15

5.      Filia Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska ma swoją siedzibę w Komorowie przy ul. Głównej 38.

1)      poniedziałek 9⁰⁰ – 18⁰⁰

2)      wtorek, środa, czwartek, piątek 8⁰⁰ – 16⁰⁰

ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA,

SEKRETARZA I SKARBNIKA GMINY

1.    Wójt wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym, ustawach szczególnych oraz statucie Gminy.

3.      Wójt kieruje oraz koordynuje realizację zadań obronnych, obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego.

4.      Do zakresu zadań Wójta jako Kierownika Urzędu należy:

1)       kierowanie bieżącymi sprawami Urzędu Gminy,

2)       składanie Radzie okresowych sprawozdań z realizacji zadań Urzędu,

3)       podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

4)       wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

5)       zapewnianie przestrzegania prawa przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,

6)       okresowe zwoływanie, nie rzadziej niż raz w miesiącu, narad z udziałem kierowników komórek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,

7)       rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, w szczególności w zakresie podziału zadań,

8)       czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

9)       prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

10)   upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w imieniu Wójta decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

11)   wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady,

12)   pełnienie bezpośredniego nadzoru nad:

a)      Referatem Geodezji i Rolnictwa,

d)      Stanowiskiem ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego,

f)        Radcami prawnymi,

g)      Pełnomocnikiem ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Uzależnień,

i)        Głównym Księgowym Urzędu Gminy.

Zastępca Wójta wykonuje wyznaczone przez Wójta zadania, w zakresie powierzonym i na podstawie udzielonych upoważnień, a w szczególności:

1) zastępuje wójta w razie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków,
2) aprobuje, podpisuje dokumenty, pisma i decyzje administracyjne z zakresu gospodarki komunalnej, inwestycji i remontów.

3) składa, w imieniu gminy, w przypadku udzielenia upoważnienia wójta, oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem,

4) koordynuje prace związane z opracowywaniem wieloletnich programów inwestycyjnych,

5) współpracuje ze skarbnikiem gminy w przygotowaniu i realizacji budżetu gminy w zakresie zadań inwestycyjnych, remontowych i gospodarki komunalnej,

6) w uzgodnieniu z kierownikami i dyrektorami gminnych jednostek organizacyjnych prowadzi sprawy z zakresu prac remontowych i eksploatacyjnych budynków (zaopatrzenie w wodę, energię elektryczną i gazową, gospodarka wodno- ściekowa),
7) wykonuje inne zadania wynikające z pełnomocnictw i upoważnień Wójta.
8) pełni bezpośredni nadzór nad:

a) Referatem Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,

b) Referatem Inwestycji i Remontów,
c) Referatem ds. Funduszy Zewnętrznych

d) Stanowiskiem ds. Zamówień Publicznych.

Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

1)      opracowywanie projektów statutów, regulaminów, instrukcji, zarządzeń, okólników,

2)      ustalanie, w porozumieniu z Wójtem, zakresów działania komórek organizacyjnych,

3)      planowanie i analizowanie kosztów funkcjonowania Urzędu,

4)      organizacja i koordynowanie zadań związanych z wyborami, referendami i spisami,

5)      przyjmowanie ustnych oświadczeń woli,

6)      nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał Rady i zarządzeń Wójta,

7)      prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu,

8)      przeprowadzanie kontroli wykonywania czynności określonych w Instrukcji kancelaryjnej Urzędu Gminy Michałowice, a w szczególności terminowości udzielania odpowiedzi na pisma,

9)      prowadzenie rejestru przepisów gminnych,

10) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,

11) prowadzenie zbioru przepisów prawnych oraz przekazywanie komórkom organizacyjnym stosownych informacji w zakresie zmiany tych przepisów,

12) prowadzenie spraw Gminy powierzonych przez Wójta,

13) utrzymywanie kontaktów z samorządowymi jednostkami pomocniczymi Gminy,

14) nadzór nad prowadzeniem archiwum zakładowego i przekazywaniem akt do archiwum państwowego,

15) realizacja innych zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady i zarządzeń oraz upoważnień Wójta.

a)        Referatem Administracyjno-Organizacyjnym,

b)       Referatem Spraw Obywatelskich,

c)       Biurem Rady,

e)       Pracownikami obsługi.

         

Do zadań Skarbnika Gminy - Głównego Księgowego Budżetu należy w szczególności:

1)      prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,

2)      opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dot. prowadzenia rachunkowości Gminy,

3)      opracowywanie analiz i prognoz gospodarki finansowej Gminy i bieżące monitorowanie stanu zadłużenia Gminy,

4)      prowadzenie spraw z zakresu wieloletniego planowania budżetu,

5)      przygotowanie projektu budżetu Gminy i jego zmian oraz nadzór nad realizacją budżetu,

6)      prowadzenie gospodarki finansowej, monitorowanie wykorzystania środków budżetowych i pozabudżetowych oraz kontrola ich wydatkowania,

8)      nadzór nad windykacją wierzytelności Gminy,

9)      kontrasygnowanie czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych,

10) współpraca z organami finansowymi, podatkowymi i bankami,

11) realizacja innych zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady i zarządzeń oraz upoważnień Wójta,

a)         Referatem Budżetu i Finansów

b)       Referatem Sprawozdawczości Finansowej i Analiz

ROZDZIAŁ III
ZASADY PODPISYWANIA PISM 
 

Wójt podpisuje:

2)       pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

3)       pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie bieżącej działalności gminy,

4)       odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników Urzędu Gminy,

5)       decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

6)       pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,

7)       pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji,

8)       odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, które w razie potrzeby są formułowane na piśmie,

9)       inne pisma, jeżeli ich podpisywanie Wójt zastrzegł sobie,

10)   umowy i pisma z zakresu prawa pracy.

Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań nie zastrzeżone do podpisu Wójta.

1)      pisma związane z zakresem działania komórek organizacyjnych nie zastrzeżone do podpisu Wójta,

2)      decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwienia, w przedmiocie których zostali upoważnieni przez Wójta,

3)      pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej komórek organizacyjnych i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk pracy.

1.    Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu, z lewej strony dokumentu.

2.    Kierownik referatu ponosi odpowiedzialność za projekt decyzji podpisywanej przez Wójta.

Projekty umów przygotowywane przez merytorycznie odpowiedzialnego pracownika Urzędu muszą być parafowane przez radcę prawnego, natomiast inne dokumenty mające znaczenie prawne, na żądanie podpisującego pismo.

Sekretarz gminy zapewnia prawidłowe stosowanie i korzystanie z używanych w Urzędzie pieczęci.

3.      Koordynatorem wieloosobowego samodzielnego stanowiska pracy jest pracownik wyznaczony przez Wójta.

Kierownicy i koordynatorzy są odpowiedzialni za realizację zadań i pracę podporządkowanych pracowników, a w szczególności:

1)      nadzorują wypełnianie obowiązków służbowych przez podległych pracowników,

2)      wnioskują o dokonywanie zmian personalnych na podległych stanowiskach pracowniczych,

3)      przygotowują projekty dokumentów i odpowiadają za ich poprawność merytoryczną i prawną,

4)      zapewniają prawidłową obsługę interesantów przez podległych pracowników,

6)      zapewniają system zastępstw w komórce w przypadku choroby lub urlopu pracownika,

7)      współdziałają z Sekretarzem w zakresie organizacji pracy podległej komórki organizacyjnej i opracowują zakresy czynności dla podległych pracowników,

8)      organizują i prowadzą bieżącą kontrolę wewnętrzną na podległych stanowiskach,

9)      współpracują z kierownikami innych referatów oraz samodzielnymi stanowiskami w obszarze wspólnych zadań,

10) realizują zadania określone w budżecie gminy po stronie dochodów i wydatków w częściach budżetu ich dotyczących m.in. przez ewidencjonowanie umów, faktur, protokołów i dokumentów towarzyszących,

11) uczestniczą w obradach sesji i komisji Rady Gminy,

12) realizują zadania wynikające z upoważnień i poleceń Wójta.

 

Kierownicy i koordynatorzy wykonują swoje zadania przy pomocy podległych pracowników i obowiązani są systematycznie rozliczać pracowników z realizacji zadań i sposobu ich wykonania.

W przypadku gdy kierownik komórki organizacyjnej nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn zastępuje go w czasie nieobecności wyznaczony pracownik.

 

Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych należy przygotowanie materiałów oraz podejmowanie czynności zapewniających prawidłowe działanie organów Gminy, w tym:

1)      prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej i przygotowywanie materiałów oraz projektów aktów administracyjnych, a także prowadzenie spraw wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2)      realizacja zadań Gminy wynikających z budżetu, uchwał Rady, zarządzeń Wójta oraz z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,

3)      współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy, jego realizacji i sprawozdawczości budżetowej,

4)      wzajemne współdziałanie, wymiana informacji, konsultacje w zakresie spraw prowadzonych przez Urząd orazgminne jednostki organizacyjne,

5)      opracowywanie projektów strategii rozwoju Gminy i jej aktualizacja,

6)      przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,

7)      stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,

8)      stosowanie zasad wewnętrznego obiegu akt zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną,

9)      prowadzenie rejestru przyjmowanych przez referat podań i pism,

10) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z przepisami prawa,

11) prowadzenie rejestrów dokumentów udostępnianych,

12) prowadzenie rejestru decyzji administracyjnych,

13) udzielanie informacji publicznej w trybie i zakresie określonymi przepisami prawa oraz zarządzeniem wójta,

14) realizacja zadań wynikających z programów pracy przyjętych przez organy gminy w zakresie merytorycznym komórki,

15) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta, Zastępcę Wójta oraz Skarbnika i Sekretarza w zakresie przypisanych im kompetencji.

1.      W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska:

1)      Referat Geodezji i Rolnictwa GR

2)      Referat Budżetu i Finansów BF

3)      Referatu Sprawozdawczości Finansowej i Analiz   BA

5)      Referat Spraw Obywatelskich SO

6)      Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska GK

7)      Referat Inwestycji i Remontów IR

8)      Referat ds. Funduszy Zewnętrznych FZ

9)      Biuro Rady RG

10) Stanowisko ds. Zamówień Publicznych ZP

11) Wieloosobowe Stanowisko ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego UA

12) Wieloosobowe stanowisko ds. Kultury i Spraw Społecznych KS

13) Stanowisko ds. Obronności Obrony Cywilnej OC

14)  Stanowisko ds. BHP i P.POŻ BHP

16) Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej i Audytu Wewnętrznego Audytu AW

1)      Pełnomocnik Wójta ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Uzależnień PA

W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1)      Kierownik Referatu Geodezji i Rolnictwa,

2)      Kierownik Referatu Budżetu i Finansów,

3)      Kierownik Referatu Sprawozdawczości Finansowej i Analiz, 

5)      Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich,

6)      Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,          

7)      Kierownik Referatu Inwestycji i Remontów,

8)      Kierownik Referatu ds. Funduszy Zewnętrznych,

ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

Do zadań Referatu Geodezji i Rolnictwa należy w szczególności:

1)      prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem podziału i rozgraniczeń nieruchomości,

2)      prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem dokumentacji dot. wywłaszczania nieruchomości bądź ustanawiania służebności gruntowych na rzecz Gminy,

3)      prowadzenie spraw związanych z działalnością wspólnot gruntowych w zakresie ustalonym przez ustawę o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych i statutów wspólnot,

4)      prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji porządkowej nieruchomości,

5)      prowadzenie spraw w zakresie gospodarowania i zarządzania komunalnymi nieruchomościami, w tym:

a)         ich zbywania,

b)       oddawania w użytkowanie wieczyste, w użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i w trwały zarząd wraz z wystawianiem dokumentów określających zobowiązania finansowe stron zawartych umów, kontrolą realizacji tych zobowiązań, a także dochodzenia zapłaty wierzytelności Gminy z tytułu zawartych umów,

6)      prowadzenie spraw związanych z ustalaniem wartości nieruchomości komunalnych, opłat za korzystanie z nich, zlecanie do wyceny rzeczoznawcy,

7)      prowadzenie spraw związanych z nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,

8)      prowadzenie spraw związanych z komunalizacją nieruchomości,

9)      przygotowywanie, w uzgodnieniu z    Referatem Budżetu i Finansów oraz Stanowiskiem ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego, dokumentów związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

10) zlecanie wykonywania, w porozumieniu ze Stanowiskiem ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego, operatów z wycenami nieruchomości do spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dot. opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości,

11) prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem na własność Gminy, nieodpłatnie lub za odszkodowaniem, nieruchomości w tym gruntów znajdujących się w liniach rozgraniczających ulic, należących do osób fizycznych i prawnych,

12) prowadzenie spraw związanych z regulowaniem zapisów w księgach wieczystych nieruchomości stanowiących własność Gminy,

13) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem opłat adiacenckich,

14) prowadzenie spraw dotyczących wykonywania prawa pierwokupu nieruchomości,

15) prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją nieruchomości stanowiących mienie komunalne,

16) prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i wymianą gruntów,

17) badanie stanu własnościowego nieruchomości opuszczonych i porzuconych,

18) prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa oraz wydawania zaświadczeń dla celów ubezpieczeń indywidualnych i ich rodzin,

19) przeprowadzanie kontroli dokonywania przez rolników obowiązkowego ubezpieczenia OC oraz budynków rolniczych,

20) prowadzenie spraw związanych z: umarzaniem należności pieniężnych przypadających Gminie Michałowice, udzieleniem innych ulg w spłacaniu tych należności do których nie stosuje się przepisów ustawy-ordynacja podatkowa, w zakresie zagadnień prowadzonych przez referat.

21) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na uprawę maku lub konopi włóknistych w tym również prowadzenie rejestru wydawanych zezwoleń oraz nadzór nad uprawami maku i konopi,

22) analizowanie i diagnozowanie procesów gospodarki gruntami na obszarze Gminy i gmin sąsiednich dla prognozowania kierunków rozwoju gospodarczego,

23) zbieranie informacji i przygotowanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz.

Do zadań Referatu Budżetu i Finansów należy w szczególności:

1)      obsługa finansowo-księgowa funduszy celowych,

2)      prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej mienia Gminy,

4)      dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

5)      przeprowadzanie kontroli obiegu dokumentów finansowo księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

6)      obsługa finansowo-księgowa Urzędu Gminy, w tym prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu, rozliczanie należności z Urzędem Skarbowym i ZUS oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,

7)      prowadzenie obsługi kasowej i księgowej Urzędu i Gminy,

8)      prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie,

9)      przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach podatkowych

10) prowadzenie spraw z związanych z ulgami, umorzeniami i odroczeniami podatków oraz opłat należnych Gminie a pobieranych przez urzędu skarbowe,

11) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o zwrocie podatku akcyzowego zawartego we cenie oleju napędowego,

12) obsługa kasowa opłat za użytkowanie wieczyste i dzierżawę gruntów,

13) prowadzenie spraw z zakresu egzekucji administracyjnej należności podatkowych i opłat lokalnych,

14) prowadzenie spraw związanych z dochodzeniem i egzekucją wierzytelności gminy z wyłączeniem wierzytelności określonych w § 24 pkt 5 oraz § 32 pkt 10,

15) współdziałanie z Referatami Geodezji i Rolnictwa oraz Stanowiskiem ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego w wykonywaniu przez nie zadań związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

16) prowadzenie ewidencji i rozliczeń w zakresie podatku VAT,

17) przygotowywanie, na wniosek zainteresowanych, zaświadczeń o stanie majątkowym,

Do zadań Referatu Sprawozdawczości Finansowej i Analiz należy w szczególności:

1)      opracowywanie projektów planów wykonawczych do budżetu i innych planów finansowych,

2)      sporządzanie sprawozdań jednostkowych z działalności finansowej i budżetowej Gminy,

3)      opracowywanie analiz dochodów i wydatków budżetu Gminy,

4)      prognoza budżetowa - analiza długu publicznego,

5)      prowadzenie spraw związanych z finansową obsługą inwestycji realizowanych przez Gminę,

6)      opracowywanie prognoz finansowych dla Gminy,

7)      obsługa bankowa budżetu gminy,

8)      współpraca z komórkami Urzędu Gminy w celu pozyskiwania dochodów do budżetu Gminy,

Do zadań Głównego Księgowego Urzędu Gminy należy w szczególności:

1)       prowadzenie rachunkowości Urzędu Gminy,

2)       wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

3)       dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem   finansowym,

4)       dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Do zadań Referatu Administracyjno – Organizacyjnego należy w szczególności:

1)      z zakresu spraw kadrowo – administracyjnych prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, a w szczególności:

a)        dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

b)       przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,

c)        przygotowanie materiałów do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,

d)       przygotowanie projektów planów urlopów wypoczynkowych i nadzór ich realizacji po zatwierdzeniu,

e)        prowadzenie spraw z zakresu działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,

f)         ewidencja czasu pracy pracowników,

2)      prowadzenie spraw ubezpieczeń społecznych pracowników Urzędu oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych,

3)      prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego.

a)        opracowanie założeń strategii promocji gminy,

b)       opracowywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych gminy, przy współpracy z referatami i samodzielnymi stanowiskami Urzędu,

5)      z zakresu polityki informacyjnej gminy:

a)        bieżące informowanie mieszkańców o działaniach, planach i zamierzeniach władz gminy,

c)        kompletowanie materiałów w celu ich publikacji w Biuletynie Informacyjnym Gminy, na stronach internetowych. gminy oraz innych wydawnictwach przy współpracy z komórkami organizacyjnymi,

a)        prowadzenie spraw związanych z administracją informatycznej sieci wewnętrznej Urzędu,

b)       prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem stroną internetową i pocztą elektroniczną Urzędu,

c)        prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu komputerowego Urzędu,

d)       analizowanie stanu i przygotowywanie wniosków w sprawie wyposażenia Urzędu w sprzęt komputerowy i oprogramowanie,

e)        prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie informatyki,

7)      z zakresu spraw administracyjnych:

a)        zamawianie i likwidacja pieczęci urzędowych,

b)       zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie,

c)        zakup i rozdysponowanie materiałów biurowych,

d)       utrzymanie estetyki w otoczeniu Urzędu,

e)        obsługa potrzeb transportowych Urzędu,

f)         kolportaż Biuletynu Informacyjnego Gminy Michałowice.

8)      z zakresu spraw kancelaryjnych:

a)        obsługa kancelaryjna Wójta i Zastępcy Wójta,

b)       ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział korespondencji oraz przesyłek,

c)        prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

d)       wysyłanie korespondencji i przesyłek,

e)        przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

f)         prowadzenie rejestru wniosków o udostępnianie informacji publicznej,

g)        prenumerowanie dzienników urzędowych i prasy,

h)        wywieszanie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie obwieszczeń i wezwań przesyłanych do Urzędu przez sądy, organy podatkowe i inne instytucje państwowe i samorządowe,

i)          informowanie interesantów o właściwości rzeczowej, organów Gminy i komórek organizacyjnych Urzędu.

Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należą w szczególności zadania z zakresu:

1)      Ewidencji ludności i ewidencji wojskowej poborowych, a w szczególności:

a)        prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dokumentów stwierdzających tożsamość,

b)       prowadzenie ewidencji ludności,

c)        prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,

d)       prowadzenie rejestru wyborców oraz aktualizacja tego rejestru,

e)        przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane,

f)         prowadzenie rejestracji przedpoborowych,

g)        udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu poboru,

h)        prowadzenie spraw związanych z uznawaniem poborowego za jedyną osobę sprawującą bezpośrednią opiekę nad członkiem rodziny,

2)      prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej, a w szczególności w zakresie:

a)        rejestracji przedsiębiorców,

b)       wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

c)        przeprowadzania kontroli zarejestrowanych przedsiębiorców.

d)       wspierania działalności gospodarczej,

3)      prowadzenie spraw związanych z ewidencją i zaszeregowaniem pól biwakowych oraz ewidencją obiektów w których mogą być świadczone usługi hotelarskie

4)      prowadzenie spraw związanych z wydawaniem pozwoleń na przeprowadzenie zbiórki publicznej,

5)      prowadzenie spraw z zakresu zgromadzeń publicznych,

6)      prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na przeprowadzenia imprez masowych.

Do zadań Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska należy w szczególności:

1)      przygotowywanie okresowych ocen i informacji dotyczących zadań w zakresie remontów i eksploatacji dróg, oświetlenia, zieleni, wodociągów i  kanalizacji,

2)      przygotowanie dokumentacji do przetargów na realizację zadań w zakresie remontów i eksploatacji dróg, oświetlenia, zieleni, wodociągów, kanalizacji, porządku i czystości

3)      prowadzenie spraw związanych z administrowaniem, gospodarowaniem i zarządzaniem należącymi do Gminy lokalami mieszkalnymi, użytkowymi oraz nieruchomościami budynkowymi,

4)      prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i gospodarowaniem obiektami i urządzeniami infrastruktury technicznej Gminy,

5)      prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem i zamianą komunalnych lokali mieszkalnych,

6)      prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem lokali socjalnych i zastępczych,

7)      prowadzenie spraw związanych z egzekucją w sprawach lokalowych i usuwania skutków samowoli lokalowej,

8)      prowadzenie spraw związanych z określaniem stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,

9)      prowadzenie spraw związanych z opieką nad cmentarzami i obiektami pamięci narodowej,

10) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego w odniesieniu do dróg gminnych,

11) prowadzenie spraw dot. kontroli osób fizycznych w zakresie przestrzegania przepisów ochrony środowiska,

12) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów wraz z określaniem wysokości opłat i kar,

13) prowadzenie spraw związanych z nakazywaniem użytkownikom maszyn i innych urządzeń technicznych wykonania czynności zmierzających do ograniczenia uciążliwości dla środowiska,

14) prowadzenie działań w zakresie zapobiegania nadzwyczajnym zagrożeniom środowiska przy współpracy ze stanowiskiem ds. Obrony Cywilnej,

15) prowadzenie spraw w zakresie rozstrzygania sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego,

16) współpraca ze spółkami wodnymi,

17) inicjowanie przedsięwzięć organizacyjno-technicznych niezbędnych do ochrony środowiska przed odpadami, w szczególności w zakresie unieszkodliwiania odpadów komunalnych,

18) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem należytego stanu sanitarnego, czystości i porządku na terenach stanowiących własność Gminy a także bieżąca kontrola obszaru Gminy w tym zakresie,

19) prowadzenie spraw związanych z: umarzaniem należności pieniężnych przypadających Gminie Michałowice, udzieleniem innych ulg w spłacaniu tych należności do których nie stosuje się przepisów ustawy-ordynacja podatkowa, w zakresie zagadnień prowadzonych przez referat.

20) prowadzenie spraw wynikających z zadań gminy określonych w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,

21) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji środowiskowych,

22) prowadzenie spraw w zakresie wydawania zezwoleń na utrzymanie psów ras uznanych za szczególnie agresywne,

23) prowadzenie spraw w zakresie zapewnienia opieki nad bezdomnymi zwierzętami,

24) współpraca ze służbami weterynaryjnymi,

Do zadań Referatu Inwestycji i Remontów należy w szczególności:

1)      przygotowywanie okresowych ocen i informacji dotyczących zadań inwestycyjnych i prac remontowych realizowanych przez Gminę,

2)      prowadzenie całokształtu zagadnień w zakresie przygotowywania i gromadzenia kompletnej dokumentacji projektowo-kosztorysowej planowanych zadań,

3)      przygotowywanie dokumentacji do przetargów na realizację zadań inwestycyjnych i remontowych,

4)      przygotowywanie projektów umów na wykonawstwo, generalne wykonawstwo i inwestorstwo zastępcze robót,

5)      prowadzenie nadzoru technicznego nad realizowanymi przez Gminę inwestycjami i remontami,

6)      sporządzanie protokołów konieczności na roboty dodatkowe i zamienne i przedstawianie Wójtowi do zatwierdzenia,

7)      uczestnictwo w odbiorach technicznych inwestycji i remontów,

8)      opracowanie materiałów niezbędnych do rozliczenia finansowego inwestycji i remontów w tym: określenie wartości wykonanej inwestycji i remontu oraz przygotowanie dokumentów przejęcia środka trwałego (OT) i przekazania środka trwałego (PT),

9)      prowadzenie rejestru umów inwestycyjnych i remontowych,

10) prowadzenie spraw związanych z przyjmowanie zgłoszeń na budowę przyłączy wodociągowych,

11) gromadzenie dokumentacji technicznej administrowanych obiektów i urządzeń infrastruktury komunalnej,

12) prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem inwestycji ukończonych do eksploatacji i zarządzania właściwym jednostkom organizacyjnym,

13) współdziałanie z eksploatatorami urządzeń technicznych,

14) opracowanie projektów programów gospodarczych, w tym wykonywanie prac studialnych i prognostycznych.

Do zadań Samodzielnego wieloosobowego Stanowiska ds. Planowania i Zagospodarowania Przestrzennego należą sprawy planowania i zagospodarowania przestrzennego, a w szczególności:

1)      przygotowywanie materiałów do projektu studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,

2)      przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

3)      koordynacja i obsługa działań związanych z uzgodnieniami i wyłożeniem do publicznego wglądu projektów studium i miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

4)      przygotowywanie i koordynacja prac gminnej komisji urbanistyczno – architektonicznej,

5)      przechowywanie oryginałów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, w tym uchylonych i nie obowiązujących,

6)      ocena skutków ekonomicznych dla Gminy zmian w planach zagospodarowania przestrzennego na etapie projektów i w trakcie realizacji,

7)      przygotowywanie oraz wydawanie wypisów i wyrysów z obowiązujących miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

8)      prowadzenie aktualizowanego rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz wniosków o ich sporządzenie lub zmianę,

9)      przygotowanie dla Wójta Gminy materiałów niezbędnych do oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy,

10) prowadzenie, w porozumieniu z Referatami: Budżetu i Finansów oraz Geodezji i Rolnictwa, spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz prowadzenie spraw związanych z egzekucją tych opłat

11) prowadzenie, w porozumieniu z Referatami: Geodezji i Rolnictwa oraz Budżetu i Finansów, spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości,

12) opiniowanie projektów podziałów nieruchomości pod kątem ich zgodności z ustaleniami miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

13) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektówdecyzji administracyjnych dotyczących ustalenia warunków zabudowy,

14) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektów decyzji administracyjnych dotyczących ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego,

15) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych dotyczących nakazu wstrzymania użytkowania terenu do czasu wydania decyzji o warunkach zabudowy lub nakazu przywrócenia poprzedniego sposobu zagospodarowania,

16) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy oraz o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,

17) przygotowanie projektów decyzji administracyjnych stwierdzających wygaśnięcie wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w związku z wejściem w życie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego lub ich zmian w przypadkach przewidzianych przez prawo,

18) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych stwierdzających, za zgodą strony, przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy na rzecz innej osoby,

19) wydawanie zaświadczeń w sprawach różnych, związanych z planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym,

20) analizowanie i diagnozowanie procesów urbanistycznych i budowlanych na obszarze Gminy i gmin sąsiednich dla prognozowania kierunków rozwoju,

21) prowadzenie gminnej ewidencji zabytków,

22) zbieranie informacji i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz.

Do zadań Samodzielnego wieloosobowego stanowiska ds. Kultury i Spraw Społecznych należy w szczególności:

1)      współpraca z organizacjami pożytku publicznego,

2)      prowadzenie spraw związanych z realizowaniem zadań Gminy przez organizacje pożytku publicznego,

3)      z zakresu spraw kultury i sportu:

a)      prowadzenie rejestru instytucji kultury,

b)      przygotowywanie rocznych planów działalności kulturalnej oraz sprawozdań z ich realizacji,

c)      prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,

d)      prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury,

e)      organizowanie imprez kulturalnych i sportowych,

f)        współpraca z kołami emerytów i rencistów,

g)      promowanie twórczości ludowej,

4)      z zakresu spraw ochrony zdrowia:

a)      organizacja masowych badań kontrolnych dla mieszkańców gminy,

b)      propagowanie zdrowego trybu życia,

c)      edukacja w zakresie zapobiegania chorobom cywilizacyjnym,

d)      współpraca z Zakładami Opieki Zdrowotnej działającymi na terenie Gminy,

Do zadań Biura Rady należy w szczególności:

1)      prowadzenie spraw związanych z organizacyjno-techniczną obsługą sesji Rady i posiedzeń Komisji,

2)      gromadzenie przygotowanych materiałów związanych z porządkiem obrad sesji Rady i posiedzeń Komisji oraz ich przekazywanie, po podpisaniu projektu porządku obrad, radnym, sołtysom, przewodniczącym zarządów osiedli,

3)      prowadzenie rejestrów uchwał, stanowisk, apeli i rezolucji podejmowanych przez Radę Gminy,

4)      prowadzenie rejestru interpelacji radnych,

5)      przekazywanie za pośrednictwem kancelarii korespondencji do i od Rady i jej Komisji,

6)      protokołowanie obrad sesji i posiedzeń komisji Rady Gminy,

7)      wysyłanie uchwał Rady do organów nadzoru oraz do publikacji,

8)      przekazywanie do publikacji na strony internetowe gminy protokołów z sesji rady, zawiadomień o sesjach Rady Gminy oraz o posiedzeniach komisji Rady Gminy,

9)      prowadzenie zbioru oryginałów protokołów z posiedzeń Rady

10) obsługa kancelaryjna Przewodniczącego Rady,

Do zadań stanowiska ds. obronności i Obrony Cywilnej należy w szczególności:

1)      zapewnienie Wójtowi Gminy możliwości kierowania i koordynacji współdziałania wszystkich jednostek organizacyjnych na wypadek klęsk żywiołowych i innych nadzwyczajnych zagrożeń ludności,

2)      organizowanie przedsięwzięć dotyczących planowania i realizacji przygotowań obrony cywilnej na terenie Gminy, obsługa Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, współpraca w tym zakresie z referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie Gminy, Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego i Centrum Zarządzania Kryzysowego Powiatu Pruszkowskiego

3)      opracowywanie i aktualizacja dokumentacji w zakresie obronności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,

4)      planowanie przedsięwzięć w zakresie ochrony ludności, zakładów pracy i instytucji, urządzeń użyteczności publicznej, dóbr kultury w sytuacjach zagrożenia i w czasie wojny,

5)      planowanie i kierowanie tworzeniem, przygotowaniem do działania, działaniem i zaopatrzeniem formacji obrony cywilnej,

6)      przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania, organizowanie i utrzymywanie w stałej gotowości systemu łączności dla potrzeb zarządzania kryzysowego, kierowania obronnością i obroną cywilną,

7)      przygotowywanie projektów zarządzeń o ewakuacji ludności z obszarów zagrożonych,

8)      organizacja szkoleń i popularyzowanie zagadnień z obronności, obrony cywilnej dla formacji OC, ludności, pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,

9)      współpraca z Wojskową Komendą Uzupełnień przy przygotowaniu i organizacji akcji kurierskiej na terenie Gminy oraz czynności związanych z nakładaniem świadczeń rzeczowych i osobistych,

10) planowanie środków finansowych na realizację zadań dotyczących obronności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

1)      przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

2)      sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków, bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,

3)      opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,

4)      udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,

5)      udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,

6)      organizowanie szkoleń z pracownikami z zakresu bhp, udzielania pierwszej pomocy, ewakuacji i wykonywania czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej,

7)      popularyzacja problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy, planowanie środków w zakresie potrzeby udzielenia pierwszej pomocy, gaszenia pożaru i ewakuacji pracowników.

8)      współpraca z Prezesem i Zarządem Ochotniczej Straży Pożarnej, udział w planowaniu potrzeb środków finansowych i sprzętu na potrzeby straży oraz szkoleń i ćwiczeń,

9)      prowadzenie kontroli wydatków środków finansowych (dotacji), zakupów sprzętu i jego eksploatacji w Ochotniczej Straży Pożarnej,

10) prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i w używaniu znajdujących się w Urzędzie.,

Do zadań stanowiska Radca Prawny należy w szczególności:

2)      opiniowanie pod względem prawnym projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,

3)      opiniowanie zgodności z prawem przygotowywanych aktów administracyjnych,

4)      opiniowanie projektów umów i porozumień przygotowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu,

5)      wydawanie opinii prawnych w sprawach prowadzonych przez Gminę,

6)      występowanie jako pełnomocnik lub zastępca procesowy w sprawach sądowych prowadzonych przez Gminę.

Do zadań stanowiska ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:

1)      prowadzenie spraw zamówień publicznych gminy pod względem procedury określonej właściwymi przepisami prawa,

2)      prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień na roboty, usługi i dostawy w trybie bez stosowania ustawy,

3)      współpraca z komórkami organizacyjnymi urzędu odpowiedzialnymi merytorycznie przy prowadzeniu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych,

4)      przygotowywanie dokumentów niezbędnych do prac Komisji Przetargowej, w tym zapewnienie organizacyjno - kancelaryjne prac komisji przetargowej,

6)      gromadzenie informacji o przygotowywanych i realizowanych postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych Urzędu

7)      nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych przez jednostki organizacyjne Gminy

8)      archiwizowanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień dokonywanych w urzędzie gminy,

Do zadań Referatu ds. Funduszy Zewnętrznych należy w szczególności:

1)       bieżące monitorowanie i informowanie Wójta oraz wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu o możliwościach uzyskania dofinansowania różnych działań i przedsięwzięć ze środków pomocowych w ramach programów UniiEuropejskiej,

2)       prowadzenie bazy danych złożonych projektów,

3)                przygotowanie aplikacji dla wybranych przez Urząd projektów,

4)       planowanie przygotowania niezbędnych dokumentów strategicznych prawidłowej absorpcji środków pomocowych.

5)                koordynowanie działań związanych z przygotowaniem projektów.

6)       bieżące   nadzorowanie   zgłoszonych do dofinansowania ze środków pomocowych Unii Europejskiej projektów Gminy.

7)       przygotowywanie okresowych i bieżących informacji w zakresie udziału Polski w programach wspólnotowych UE, w szczególności w odniesieniu do jednostek samorządu terytorialnego jaką jest Gmina Michałowice,

Do zadań stanowiska ds. Kontroli Wewnętrznej i Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:

1)      z zakresu kontroli wewnętrznej:

a)      opracowywanie rocznych planów kontroli,

b)      dokonywanie kontroli w urzędzie gminy oraz gminnych jednostkach organizacyjnych zgodnie z planem kontroli zatwierdzonym przez wójta gminy oraz dokonywanie doraźnych kontroli nie ujętych w planie, których przeprowadzenie stwierdzono w toku bieżącej działalności,

c)      ustalenia stanu faktycznego kontrolowanych zagadnień,

d)      opracowywanie protokołów lub sprawozdań z kontroli,

e)      opracowywanie projektów wystąpień pokontrolnych i przedkładanie ich do akceptacji przez Wójta,

2)      z zakresu audytu wewnętrznego:

a)      przygotowanie planu audytu wewnętrznego,

b)      przygotowanie programu zadania audytowego,

c)      prowadzenie stałych i bieżących akt audytu wewnętrznego,

d)      badanie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu gminy,

e)      dokonywanie oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur,

f)        dokonywanie oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań,

g)      sporządzanie sprawozdań z audytu wewnętrznego.

Do zadań Pionu ds. Informacji Niejawnych należą sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych, a w szczególności:

1)      nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie informacji niejawnych w Urzędzie,

2)      ochrona systemów i sieci teleinformatycznej,

3)      kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

4)      kontrola zabezpieczenia dokumentów w Urzędzie,

5)      szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,

6)      prowadzenie rejestrów umów, zleceń,

7)      współpraca z właściwymi jednostkami służb ochrony państwa,

Do zadań Pełnomocnika Wójta ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Uzależnień należy:

1)      prowadzenie spraw związanych z wychowaniem w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz współpraca z Gminną Komisją ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w szczególności:

a)        prowadzenie analizy problemów alkoholowych,

b)       przygotowywanie, wspólnie z komisją i przedkładanie Wójtowi projektu Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, projektu preliminarza jego wykonania i projektu sprawozdania z jego realizacji,

c)        ogłaszania i prowadzenia konkursu ofert na wykonanie poszczególnych zadań w ramach gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

d)       bieżąca koordynacja zadań wynikających z Gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,

e)        udział w posiedzeniach Gminnej Komisji ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz właściwych merytorycznie komisji Rady Gminy,

f)         współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz innych uzależnień.

2)      Prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem narkomanii, w szczególności:

a)        prowadzenie analizy problemów narkomanii,

b)       przygotowywanie, wspólnie z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, projektu gminnego programu przeciwdziałania narkomanii,

c)        współpraca z placówkami oświatowymi gminy w zakresie działalności informacyjno-edukacyjnej.

Do zadań pracowników obsługi należy w szczególności:

1)      utrzymanie czystości pomieszczeń wewnątrz budynku Urzędu,

2)      utrzymanie estetyki na zewnątrz budynku Urzędu,

3)      przyjmowanie i wydawanie kluczy od pomieszczeń budynku Urzędu,

4)      otwieranie i zamykanie budynku Urzędu, po uprzednim sprawdzeniu zabezpieczenia przed włamaniem i p.poż.

1.      Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2.      Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych.

3.      Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą kierujący komórkami organizacyjnymi oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

1.      Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1)       udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,

2)       przygotowywania rozstrzygnięcia spraw w miarę możliwości niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu ich załatwienia,

3)       informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,

4)       powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności,

5)       informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć.

2.      Interesanci mają prawo wnosić sprawy w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej, telegraficznej lub za pośrednictwem telefaksu, poczty elektronicznej.

1.      Celem wykonania powierzonych zadań pracownicy urzędu wykonują następujące czynności i działania:

1)    przyjmują, rozpatrują i załatwiają indywidualne sprawy obywateli bez zbędnej zwłoki, w sposób rzetelny i sumienny, z uwzględnieniem terminów określonych w kodeksie postępowania administracyjnego (KPA) i zasady pisemności,

2)     przygotowują decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

3)     inicjują i przygotowują projekty aktów prawnych, wydawanych przez wójta zarządzeń oraz projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych przez wójta do rady - w zakresie prowadzonych spraw,

4)    podejmują przedsięwzięcia organizacyjne w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań,

5)     sporządzają projekty odpowiedzi na interpelacje i wnioski zgłaszane przez radnych i samorządy mieszkańców oraz skargi i wnioski obywateli,

6)     właściwie przyjmują i załatwiają interesantów,

7)     zapoznają się na bieżąco z nowymi przepisami prawnymi, stosują obowiązujące ich przepisy prawne oraz wytyczne dotyczące powierzonych im zadań,

8)     zapewniają realizację zadań wynikających z uchwał rady i wniosków komisji

9)    realizują zarządzenia i postanowienia wójta i polecenia kierownictwa urzędu,

10) współpracują w zakresie wykonywanych zadań z innymi komórkami urzędu i samodzielnymi stanowiskami pracy, jednostkami organizacyjnymi oraz innymi instytucjami,

11) realizują zadania ochrony mienia w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami, a mieszczącymi się w zakresie działania poszczególnych komórek organizacyjnych,

12) organizują i podejmują niezbędne przedsięwzięcia w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej,

13) przestrzegają tajemnicy skarbowej wynikającej z ordynacji podatkowej,

14)  wykonują inne zadania i polecenia przełożonych.

2.      Pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych są zobowiązani do przestrzegania tajemnicy danych osobowych i w tym celu stosowania określonych procedur i środków mających na celu zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową i dyscyplinarną przed Wójtem.

Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają ich zakresy czynności ustalane przez bezpośredniego przełożonego i zatwierdzane przez Wójta.

1.      Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2.      Dysponowanie środkami finansowymi odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

W celu właściwego przekazywania informacji oraz zawiadamiania obywateli o zasadach pracy Urzędu w siedzibie Urzędu Gminy stosuje się:

2)      informację w sieci internetowej na stronach internetowych Gminy,

3)      tablica informacyjna o godzinach pracy Urzędu, dniach i godzinach przyjęć interesantów przez Wójta w zakresie skarg i wniosków,

4)      tablica informacyjna o rozmieszczeniu komórek organizacyjnych i stanowisk pracy w Urzędzie,

5)      tabliczki na drzwiach pokoi biurowych wyszczególniające nazwę komórki, nazwiska i imiona pracowników, stanowiska służbowe.

Spory kompetencyjne wynikające ze stosowania niniejszego regulaminu rozstrzyga Wójt.

Integralną częścią regulaminu jest Schemat Organizacyjny Urzędu Gminy Michałowice