Zarządzenie Nr 254/ZP/2011 Wójta Gminy Michałowice z dnia 30 grudnia 2011 roku

Na podstawie art. 33 ust.1 i ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) w związku z art. 19 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zarządzam, co następuje:

Powołuję stałą Komisję Przetargową do przeprowadzania postępowań o zamówienie publiczne z zakresu inwestycji i remontów oraz gospodarki komunalnej i ochrony środowiska w następującym składzie:

1)      przewodniczący: Piotr Pacyna

2)      sekretarz: Karolina Mąkal

3)      członek: Andrzej Łuszczyński

4)      członek: Józef Kawiorski

5)      członek: Karolina Borecka

6)      członek: pracownik merytoryczny zgodnie z zakresem przedmiotu zamówienia określonym w § 2.

Stałymi członkami komisji przetargowej, o których mowa w § 1 pkt 6 przy udzielaniu zamówień publicznych z poszczególnych zakresów przedmiotu zamówienia są:

	Przedmiot zamówienia	Imię i nazwisko pracownika merytorycznego
1.	Z zakresu kanalizacji sanitarnej konserwacji i utrzymania sieci wodno – kanalizacyjnej	Ryszard Podkowiak Sławomir Gawinek Urszula Zimnicka – Luty
2.	Z zakresu ogólnobudowlanego	Katarzyna Szediw
3.	Z zakresu sieci wodociągowej	Elżbieta Tomaszewska Anna Kaczorowska
4.	Z zakresu energetyki i gospodarki komunalnej	Elżbieta Soboń Wojciech Grzeniewski
5.	Z zakresu utrzymania, remontów, budowy i modernizacji dróg	Stanisław Kłos Łukasz Wojtasiewicz
6.	Z zakresu konserwacji zieleni przyulicznej i miejsc pamięci narodowej	Wojciech Grzeniewski Małgorzata Sztyk

Nadaję „Regulamin pracy Komisji Przetargowej” w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.

Dopuszcza się powołanie odrębnych komisji przetargowych do przeprowadzenia konkretnych postępowań niedotyczących zakresu wymienionego w § 1 oraz w przypadku braku wymaganego składu komisji stałej.

Traci moc Zarządzenie Nr 100/07/ZP Wójta Gminy Michałowice z dnia 11 czerwca 2007 r. w sprawie powołania stałej komisji przetargowej i nadania regulaminu pracy komisji przetargowej z późn. zamianami.

Postępowania wszczęte przed dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia prowadzą do czasu ich zakończenia Komisje Przetargowe powołane zgodnie z Zarządzeniem Nr 100/07/ZP Wójta Gminy Michałowice z dnia 11 czerwca 2007 r. w sprawie powołania stałej komisji przetargowej i nadania regulaminu pracy komisji przetargowej z późn. zamianami.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 30 grudnia 2011 roku.

/-/ mgr inż. Krzysztof Grabka

1.      Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o „komisji”, należy przez to rozumieć: komisję przetargową.

2.      Komisję obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”, przepisy aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego regulaminu

3.      Niniejszy regulamin określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków Komisji Przetargowej powołanej zarządzeniem Wójta Gminy MichałowiceNr ...../ZP/2011 z dnia…..grudnia 2011 roku zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej Ustawą.

1.      Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.

2.      Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania.

3.      Pracą komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w czasie jego nieobecności Sekretarz Komisji.

4.      Do podjęcia skutecznej decyzji przez komisję, konieczna jest obecność, co najmniej trzech jej członków, w tym przewodniczącego lub sekretarza

5.      Komisja podejmuje decyzje w drodze uzgodnienia, głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen członków Komisji.     

6.      Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.

7.      Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, przewodniczący Komisji zwraca się do Wójta Gminy Michałowicez pisemnym wnioskiem o zasięgnięcie opinii biegłego (rzeczoznawcy).

8.      Przepisy dotyczące praw i obowiązków członków Komisji stosuje się odpowiednio do biegłych (rzeczoznawców).

1.      Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

2.      Do obowiązków członków komisji należy w szczególności:

1)      czynny udział w pracach Komisji;

2)      niezwłoczne informowanie przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji.

3.      Członkowie Komisji nie mogą, ujawniać żadnych informacji związanych z pracami Komisji zobowiązani są zachować tajemnicę oraz traktować wszelkie materiały otrzymane w związku z postępowaniem, jako tajemnicę służbową.

1.      Członkowie Komisji mają prawo do uczestniczenia we wszystkich pracach Komisji.

2.      Członkowie Komisji mają prawo do wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych.

3.      Członkowie Komisji mają prawo do zgłoszenia przewodniczącemu Komisji pisemnych zastrzeżeń do pracy Komisji.

Członkowie Komisji składają pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 Ustawy, niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

1.        Odwołanie członka Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie z przyczyn określonych w ust. 2 i 3.

2.        W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 Ustawy, nie złożenia takiego oświadczenia w terminie lub oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza członka Komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

3.        Przewodniczący Komisji wnioskuje do Wójta Gminy Michałowice o odwołanie członka Komisji w przypadku:

1)      wyłączenia członka Komisji z jej prac;

2)      naruszenia przez członka Komisji obowiązków, o których mowa w § 3 niniejszego Regulaminu;

3)      zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji;

1.      Pracami Komisji kieruje jej przewodniczący.

2.      Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1)      wyznaczenie miejsc i terminów posiedzeń Komisji;

2)      prowadzenie posiedzeń Komisji;

3)      informowanie członków Komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów Ustawy lub niniejszego Regulaminu;

4)      odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w § 5;

5)      podział pomiędzy członków Komisji prac podejmowanych w trybie roboczym;

6)      przedkładanie Wójtowi Gminy Michałowicedo zatwierdzenia dokumentów przygotowanych przez Komisję;

7)      nadzorowanie prawidłowego opracowania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

8)      informowanieWójta Gminy Michałowice o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

Do obowiązków sekretarza Komisji należy:

1)      prowadzenie w sposób ciągły protokołu postępowania odzwierciedlającego poszczególne etapy posiedzeń komisji,

2)      organizowanie – w uzgodnieniu z przewodniczącym – posiedzeń Komisji;

3)      opracowanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję,

4)      obsługa techniczno-organizacyjna Komisji;

5)      prowadzenie korespondencji z Wykonawcami

6)      przesyłanie, po zatwierdzeniu przezWójta Gminy Michałowice, wniosków, ogłoszeń i innych dokumentów przygotowanych przez Komisję;

7)      zamieszczanie na stronie internetowej, w tym na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych (BZP) ogłoszeń, informacji i dokumentów wymaganych przez Ustawę, a w szczególności: ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o wszczęciu postępowania, specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), wyjaśnień do SIWZ, modyfikacji SIWZ, zawiadomienia o przedłużeniu terminu składania ofert, informacji o wyborze oferty, kopii odwołania , ogłoszenia o zawarciu umowy;

8)      przyjmowanie i rejestracja wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; pośrednictwem sekretariatu Urzędu Gminy

9)      przyjmowanie i rejestracja ofert oraz ofert wstępnych;

10) wydawanie zainteresowanym SIWZ – w trybie przetargu nieograniczonego;

11) przyjmowanie i rejestracja zapytań dotyczących SIWZ;

12) w razie zwołania zebrania wykonawców – prowadzenie protokołu zebrania;

13) przygotowywanie i  wypełnianie odpowiednich druków

14) dbałość o sprawną organizację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

15) przechowywanie protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, w trakcie jego trwania;

16) po zakończeniu postępowania zarchiwizowanie całości dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Protokół postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 96 ust.1 Ustawy, sporządza na bieżąco sekretarz Komisji lub inny członek Komisji, a po jego zakończeniu – podpisują wszyscy członkowie Komisji.

Do udzielania wyjaśnień i informowania o pracach Komisji uprawnieni są przewodniczący Komisji i sekretarz Komisji lub osoba upoważniona przez przewodniczącego.

Do zadań komisji w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności:

a)      przygotowanie i przekazanie do akceptacjiWójta Gminy Michałowice propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem

b)      projektów innych wymaganych dokumentów, w szczególności wniosków Wójta Gminy lub osoby upoważnionej kierowanych do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą.

c)      prowadzenie negocjacji z wykonawcami, w sytuacji, gdy ustawa dopuszcza prowadzenie takich negocjacji ( w negocjacjach uczestniczy, co najmniej 3 członków komisji, w tym przewodniczący lub sekretarz)

1.      Na sesji otwarcia ofert wymagana jest obecność min. 3 członków komisji, w tym przewodniczącego lub sekretarza

1)        zapewnić, aby otwarcie ofert nastąpiło w miejscu i terminie, o którym poinformowano wykonawców;

2)        bezpośrednio przed otwarciem ofert podać kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

3)        przed otwarciem każdej z ofert, sprawdzić i okazać obecnym na posiedzeniu stan zabezpieczenia ofert; (czy nie ma uszkodzeń, bądź śladów naruszenia tajemnicy oferty)

4)        po otwarciu każdej z ofert ogłosić:

5)        zapewnić, aby oferty, które zostały złożone po wyznaczonym terminie ich składania nie były otwierane, a po upływie terminu na wniesienie protestu zostały zwrócone.

3. Po ogłoszeniu nazwy Wykonawców ubiegających się o zamówienie publiczne, członkowie komisji złożą oświadczenia zgodnie z art. 17 ustawy

1. Po otwarciu ofert Komisja Przetargowa :

1)      bada pod względem formalno- prawnym i merytorycznym złożone oferty

2)      ocenia wykonawców pod kątem spełniania warunków udziału w postępowaniu i – w razie potrzeby – wzywa ich do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów, oraz przygotowuje pisma informujące o wynikach tej oceny, w szczególności pisma o wykluczeniu wykonawcy lub zaproszenia do dalszego udziału w postępowaniu;

3)      bada oferty złożone przez wykonawców niewykluczonych z postępowania i – w razie potrzeby – przygotowuje pisma o odrzuceniu oferty;

4)      żąda, jeżeli to niezbędne, udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

5)      poprawia oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny w tekście ofert oraz przygotowuje projekt zawiadomienia o poprawieniu omyłek;

6)      ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu;

7)      przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania.

1.      Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie oceny ofert dokonanej przez członków Komisji, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opiniami biegłych, (jeżeli byli powołani).

2.      Ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

1.      Jeżeli Wójt Gminy Michałowicezatwierdzi propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, sekretarz Komisji zawiadamia niezwłocznie o dokonanym wyborze wykonawców, a także zamieszcza tę informację na stronie internetowej Zamawiającego .

2.      Jeżeli Wójt Gminy Michałowicepodejmie decyzję o unieważnieniu postępowania, sekretarz Komisji zawiadamia o tym równocześnie wszystkich wykonawców, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Jeżeli nie wniesiono protestu na wybór oferty, przewodniczący Komisji przedkłada do podpisu Wójtowi Gminy Michałowice umowę oraz zakończony protokół postępowania, a w razie potrzeby – również ogłoszenie o udzieleniu zamówienia.

1.      W przypadku wniesienia odwołania przewodniczący Komisji niezwłocznie zwołuje posiedzenie Komisji.

2.      Sekretarz Komisji wysyła kopię odwołania wszystkim wykonawcom biorącym udział w postępowaniu.

3.      Wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu w imieniu zamawiającego zobowiązane są, na wezwanie Komisji, udzielić pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stanowiska Komisji w sprawie odwołania.

4.      Przewodniczący przekazuje do rozpatrzenia Wójtowi Gminy Michałowice stanowisko komisji w sprawie odwołania.