Zarządzenie Nr 21/2012 Wójta Gminy Michałowice z dnia 17 lutego 2012 r.

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142  poz. 1591 z późniejszymi zmianami) w związku z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46.) Wójt Gminy zarządza, co następuje:

Celem umożliwienia interesantom składanie skarg i wniosków w sposób bezpośredni, Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w  godzinach 10:00 - 15:00 i 17:00 - 18:00 po wcześniejszym zapisie w Sekretariacie.

Skargi i wnioski wnoszone pisemnie, za pomocą telefaksu lub  poczty elektronicznej przyjmowane są przez pracownika ds. kancelaryjnych celem zarejestrowania w elektronicznym obiegu dokumentów.

1.        W przypadku, gdy interesant składa skargę lub wniosek ustnie – pracownik ds. kancelaryjnych powiadamia Sekretarza Gminy lub osobę zastępującą go w celu wyznaczenia pracownika do sporządzenia protokołu.

2.        Protokół z przyjęcia skargi lub wniosku przekazuje się pracownikowi ds. kancelaryjnych celem zarejestrowania w elektronicznym obiegu dokumentów.

1.        Zarejestrowane welektronicznym obiegu dokumentów skargi i wnioski przekazuje się do Wójta Gminy celem dekretacji.

2.        Po dekretacji Wójta skarga lub wniosek rejestrowane są w Rejestrze Skarg i Wniosków prowadzonym przez Sekretarza Gminy.

3.        Rejestr, o którym mowa w ust. 2 prowadzony jest w formie książkowej i zawiera:

1)      liczbę porządkową,

2)      datę wpływu

3)      imię i nazwisko zainteresowanego lub nazwę instytucji, organizacji lub redakcji itp.,

4)      adres wnoszącego skargę lub wniosek,

5)      przedmiot skargi lub wniosku,

6)      datę zlecenia załatwienia skargi lub wniosku,

7)      nazwę komórki do której skierowano skargę lub wniosek,

8)      datę załatwienia skargi lub wniosku,

9)      sposób załatwienia skargi lub wniosku,

10) informację kogo zawiadomiono o załatwieniu skargi lub wniosku.

4.        Sekretarz Gminy przekazuje kopię skargi lub wniosku do załatwienia właściwym komórkom organizacyjnym.

5.        Cała dokumentacja dotycząca poszczególnych skarg i wniosków powinna być prowadzona pod numerem nadanym sprawie w rejestrze skarg i wniosków.

6.        Odpowiedź o sposobie załatwienia skargi lub wniosku podpisuje Wójt.

7.        Po załatwieniu skargi lub wniosku całość dokumentacji jest przekazywana do Sekretarza Gminy.

1.        Za terminowość, rzetelność i prawidłowość merytoryczną załatwienia skargi lub wniosku odpowiada pracownik prowadzący sprawę.

2.        Sekretarz Gminy prowadzi nadzór nad terminowością załatwienia skarg i wniosków.

1.        Skargi dotyczące działalności Wójta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych kierowane są do Rady Gminy za pośrednictwem Biura Rady Gminy.

2.        Biuro Rady prowadzi rejestr skarg i wniosków wpływających do Rady. Przepisy § 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

3.        Po załatwieniu skargi lub wniosku całość dokumentacji przechowywana  jest w Biurze Rady.