Zarządzenie Nr 66/2012 Wójta Gminy Michałowice z dnia 20 kwietnia 2012r.

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), oraz Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Michałowice wprowadzonego Zarządzeniem Nr 55/2010 Wójta Gminy Michałowice z dnia 14 kwietnia 2010r. (z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

Wprowadzam „Regulamin kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Michałowice i jednostkach organizacyjnych Gminy Michałowice”o treści jak w załączniku do niniejszego Zarządzenia.

Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikowi zatrudnionemu na samodzielnym stanowisku jako inspektor ds. kontroli wewnętrznej.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

---

 

Załącznik

do Zarządzenia Nr 66/2012

kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Michałowice i jednostkach organizacyjnych Gminy Michałowice”

Uregulowania ogólne

1) kontroli wewnętrznej-należy przez to rozumieć kontrolę instytucjonalną ex-post;

2) kontrolującym-należy przez to rozumieć pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku inspektora ds. kontroli wewnętrznej;

3) podmiocie kontrolowanym- należy przez to rozumiećkomórkę organizacyjną Urzędu oraz jednostkę organizacyjną Gminy, w których przeprowadza się wewnętrzną kontrolę ex-post;

4) kierowniku podmiotu kontrolowanego -należy przez to rozumieć kierownika Referatu Urzędu, która podlega kontroli, lub kierownika jednostki organizacyjnej kontrolowanej;

5) kontrolowanym – należy przez to rozumieć osobę z podmiotu kontrolowanego, którego kontrola dotyczy;

6) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Michałowice;

7) Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Michałowice.

Kontrola wewnętrzna jest procesem polegającym na:

1) ustaleniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymagalnym, tj. zgodnym z obowiązującymi przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi, procedurami oraz obowiązującymi standardami;

2) ocenie kontrolowanych zadań pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, sprawności organizacyjnej i celowości działań;

3) ustaleniu przyczyn zidentyfikowanych nieprawidłowości;

Zadania kontroli wewnętrznej realizuje pracownik Urzędu, zatrudniony na samodzielnym stanowisku jako inspektor ds. kontroli wewnętrznej.

1. Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzana jako:

1) kontrola problemowa-obejmująca określone zagadnienie, wycinek działalności podmiotu kontrolowanego;

2) kontrola doraźna-przeprowadzana poza rocznym planem kontroli;

3) kontrola sprawdzająca-obejmująca swym zakresem wykonanie wcześniejszych zaleceń pokontrolnych.

1) badanie prawidłowości wykonanych zadań należących do zakresu działania podmiotu kontrolowanego, w szczególności w zakresie:

a) wykonywania przez pracowników ich obowiązków służbowych zwłaszcza pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,

b) przestrzegania procedur kontroli w tym wydatkowania środków publicznych, wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań,

c) przestrzegania zasad etyki zawodowej, bezstronności i obiektywizmu działania pracowników,

2) wskazanie nieprawidłowości i analizę przyczyn ich powstania;

3) przedstawienie kierownikom podmiotów kontrolowanych wniosków i zaleceń pokontrolnych w celu usunięcia nieprawidłowości, zapobiegania ich powstaniu i ograniczeniu negatywnych skutków;

4) wskazanie osób odpowiedzialnych za powstałe nieprawidłowości oraz zakresu tej odpowiedzialności.

3. Podstawowe kryteria doboru do kontroli finansowej ustala się na podstawie:

2) analizy wniosków i zaleceń pokontrolnych wydanych przez kontrole instytucjonalne,

3) konieczności przeprowadzenia kontroli krzyżowej (w urzędzie i w innej jednostce organizacyjnej lub finansowanej albo dofinansowywanej z budżetu gminy),

4) analizy wniosków jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice przez Wójta o zwiększenie ich budżetu przekazanego do dyspozycji na podstawie planów finansowo-rzeczowych,

5) otrzymanych dotacji o różnym charakterze (kontrola prawidłowości wykorzystania otrzymanej dotacji),

6) innych informacji zarządczych z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego Urzędu.

1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, Wójt może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta.

2. Rzeczoznawca lub biegły rewident, powołany do udziału w czynnościach kontrolnych, otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno-prawnej.

1. Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest na podstawie rocznego planu kontroli, który zawiera planowane czynności kontrolne.

2. Plan kontroli uwzględnia zadania zlecone przez Wójta oraz informacje własne kontrolującego dotyczące funkcjonowania jednostki.

3. Plan kontroli zatwierdza Wójt.

4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Wójta poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności.

5. Po zakończeniu roku kalendarzowego kontroler sporządza informację o realizacji planu kontroli, która podlega zatwierdzeniu przez Wójta.

1. Kontrolujący jest uprawniony do wstępu oraz poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej na podstawie upoważnienia podpisanego przez Wójta lub osobę przez niego upoważnioną.

2. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik do Regulaminu.

1) wolnego wstępu do pomieszczeń i obiektów podmiotu kontrolowanego z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o informacjach niejawnych,

2) wglądu, z zachowaniem zasad ochrony dóbr osobistych, do urządzeń ewidencyjnych, planów, sprawozdań, analiz oraz wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, a także sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów,

3) pobierania od kontrolowanych wyjaśnień (ustnych i pisemnych) oraz przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń.

Obowiązkiem kierownika podmiotu kontrolowanego jest zapewnienie kontrolującemu odpowiednich warunków do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, przez:

1) udostępnienie żądanych dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,

2) umożliwienie dokonania oględzin,

3) zobowiązanie pracowników do udzielania wyjaśnień.

W trakcie trwania kontroli do obowiązków kontrolowanych należy:

1) uczestniczenie w niezbędnym zakresie kontroli w czynnościach kontrolnych ( przy oględzinach, kontroli kasy, magazynu),

2) przygotowanie na życzenie kontrolującego niezbędnych zestawień i obliczeń opartych na dokumentach, a także kserokopii dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,

3) udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących kontroli.

Ustaleń faktów kontrolowanych, kontrolujący dokonuje jedynie na podstawie dowodów, do których zalicza się: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane z ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice, oświadczenia i wyjaśnienia złożone na piśmie.

1. Przed przystąpieniem do kontroli, kontrolujący opracowuje program kontroli, zawierający co najmniej:

1)  temat kontroli,

6) określenie podstawowych przepisów prawnych z zakresu kontroli.

2. Po opracowaniu programu dotyczącego przedmiotu kontroli, kontrolujący przygotowuje się do kontroli poprzez zapoznanie się z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz innymi normami i wyznaczeniami.

1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu.

2. Protokół z kontroli winien być sporządzony w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.

3. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej.

4. Protokół  kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli opartego na zebranych dowodach.

5. Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej:

3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień,

6) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania,

10) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpis osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej.

6. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika podmiotu kontrolowanego protokół przedkłada się do podpisu Wójtowi lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.

7. Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

8. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osobę kontrolującą i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.

 

Wystąpienie pokontrolne

1. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności podmiotu kontrolowanego, należy sporządzić zalecenia pokontrolne, które podpisuje Wójt lub osoba przez niego upoważniona.

2 Kontrolujący sporządza wystąpienie pokontrolne w terminie 30 dni od dnia podpisania protokołu i niezwłocznie doręcza je kierownikowi podmiotu kontrolowanego.

3. Kierownik podmiotu kontrolowanego zobowiązany jest nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić Wójta o podjętych działaniach.

do Regulaminu kontroli wewnętrznej

UPOWAŻNIENIE 

Działając na podstawie Zarządzenia Nr 66/2012 Wójta Gminy Michałowice z dnia 20 kwietnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia „Regulaminu kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Michałowice i jednostkach organizacyjnych Gminy Michałowice”

.......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

legitymującą/ego się dowodem osobistym o numerze ....................................

(podmiot gospodarczy lub osoba fizyczna działająca na zlecenie w formie umowy cywilno–prawnej)

                                       (rodzaj kontroli)

w .................................................................................................................................................

 (pełna nazwa jednostki podlegającej kontroli)

 

w zakresie: ................................................................................................................................

Termin rozpoczęcia przeprowadzenia działań kontrolnych i orientacyjny termin ich zakończenia:................................................................................................................................................

                       ................................................

(podpis wójta lub osoby 
przez niego upoważnionej)