Zarządzenie Nr 64/2012 Wójta Gminy Michałowice z dnia 20 kwietnia 2012 r.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), w związku z art. 68, 69 ust. l pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

1.      Niniejsze zarządzenie określa przyjęte do realizacji w Urzędzie Gminy w Michałowicach i jednostkach organizacyjnych Gminy Michałowice:

1)   zasady i tryb wyznaczania celów i zadań,

2)   procedurę zarządzania ryzykiem.

2.        Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1)   urzędzie — należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Michałowicach,

2)   kierowniku jednostki organizacyjnej – należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Michałowice,

3)   kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej i głównego specjalistę zatrudnionego na samodzielnym stanowisku w Urzędzie Gminy w Michałowicach, 

4)   ryzyku - należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia mającego negatywne oddziaływanie na wykonywanie zadań,

5)   oddziaływaniu ryzyka - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań, spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem,

6)   prawdopodobieństwie ziszczenia się ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem,

7)   istotności ryzyka - należy przez to rozumieć kombinację oddziaływania ryzyka i prawdopodobieństwa jego ziszczenia się,

8)   akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony w niniejszym zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku,

9)   zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałaniu ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia,

10)    koordynatorze - należy przez to rozumieć osobę wskazaną jako odpowiedzialną za koordynowanie i monitorowanie realizacji osiągania celów i zadań oraz procedury zarządzania ryzykiem;

11)    mechanizmach  kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji celów i zadań, w tym zwłaszcza:

12)    cele – należy rozumieć cele określone przez Wójta Gminy Michałowice i przyjęte do realizacji  cele w danym roku.

13)    zadania – należy rozumieć zadania określone przez kierowników komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice w ramach przyjętych celów.

1.      Wójt Gminy Michałowice określi w formie pisemnej cele realizowane w danym roku budżetowym, które podlegają corocznej weryfikacji.

2.        Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice określają zadania do realizacji w ramach danego celu, dokonują charakterystyki opisowej zadania oraz określają mierniki jego osiągnięcia. Powyższe dokumentowane jest w Planie realizacji celów i zadań stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.    

3.      Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych, odpowiadają za realizację przyjętych do realizacji zadań.

4.      W odniesieniu do zadań dokonuje się identyfikacji i analizy ryzyka. 

1.      Celem zarządzania ryzykiem jest zapewnienie maksymalnych trwałych korzyści we wszystkich dziedzinach prowadzonej działalności. Obejmuje to zrozumienie pozytywnych i negatywnych skutków oddziaływania wszystkich czynników, które mogą mieć wpływ na jednostkę, a także działania na rzecz zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu oraz zmniejszenia prawdopodobieństwa porażki i niepewności, co do osiągania zakładanych celów poprzez:

1)        usprawnienie procesu planowania;

2)        zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji celów i zadań;

3)        zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej;

4)        zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań.

2.        Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad:

1)        integracji z procesem zarządzania;

2)        powiązania z celami i zadaniami Urzędu;

3)        przypisania odpowiedzialności;

4)        proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności.

3.        Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

1)        identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka;

2)        ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku;

3)        przeciwdziałanie ryzyku;

4)        monitorowanie procesu zarządzania ryzykiem i dokonywanie zmian.

1.        Pracownicy urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice są odpowiedzialni za zgłaszanie bezpośrednim przełożonym informacji o pojawiających się ryzykach.  

2.        Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się  w terminie do 31 grudnia każdego roku.

3.        Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonują kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice.

1.        Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego realizacji poszczególnych zadań.

2.        Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować:

2) zadania realizowane przez  jednostki organizacyjne Gminy Michałowice;

3) zagrożenia związane z osiąganiem celów oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.

3.        Podczas identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja ryzyka. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka:

4.        Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii (obszarów) określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3.        Ocena ryzyka polega na określeniu oddziaływania i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w § 7.

4.        Określenie oddziaływania ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków jakie będzie miało dla realizacji celu, zadania i budżetu Gminy Michałowice, wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia oddziaływania używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: katastrofalne, poważne, średnie, małe, nieznaczne.

5.        Określenie prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: niskie, mało prawdopodobne, średnie, prawdopodobne, prawie pewne.

6.        Podczas określania oddziaływania i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka stosowane są zasady zawarte w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia.

1.        W oparciu o dokonaną ocenę oddziaływania i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka – matryca punktowej oceny ryzyka, wskazany w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia.

2.        Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:

1) ryzyko poważne, tj. ryzyka znajdujące się w prawym górnym roku (podkreślone) wymagają pilnej uwagi organizacji.

2) ryzyko umiarkowane, tj. ryzyka znajdujące się w środku matrycy (pochyłym pismem) należy omówić i monitorować. 

3) ryzyko niskie tj. ryzyka znajdujące się w lewym dolnym rogu matrycy to najniższe zagrożenie dla organizacji.

1. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko niskie. Ryzyka umiarkowane i poważne przekraczają akceptowany poziom ryzyka.

2. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka wymaga podjęcia działań ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego oddziaływania lub prawdopodobieństwa ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku).

l. Metodami przeciwdziałania ryzyku są:

1)       akceptacja  – narażenie na ryzyko może być dopuszczalne bez podejmowania jakichkolwiek dalszych działań. Zdolność do wywarcia wpływu na niektóre rodzaje ryzyka może być ograniczona lub też koszt podjęcia jakiegokolwiek działania może być niewspółmierny do potencjalnych korzyści, które można odnieść;

2)       zmniejszenie – kontynuowanie w jednostce działalności powodującej powstanie ryzyka, z równoczesnym podjęciem działania w celu ograniczenia go do akceptowanego poziomu;

3)       przeniesienie ryzyka — przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia;

4)       zakończenie – postępowanie wobec ryzyka powodujące usunięcie czynników skutkujących jego powstaniu.

3.        W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:

1)  przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń;

2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka;

3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań.

§ 10

1. Dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz metody przeciwdziałania ryzyku, wykazuje się (dokumentuje się) w  Planie realizacji celów i zadań stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Odnotowania w Planach wymagają zidentyfikowane ryzyka natomiast dla ryzyka przekraczającego akceptowany poziom ryzyka (ryzyka poważne i umiarkowane) należy podać planowane metody ograniczania go do akceptowanego poziomu.

3. Plany przedkładane są Wójtowi Gminy Michałowice przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice w terminie 31 grudnia każdego roku.

4. Koordynator w terminie do 14 dni od daty określonej w§ 4 ust. 2  sporządza (rejestr) zbiorczy raport identyfikacji ryzyk przekraczających akceptowany poziom ryzyka (ryzyko poważne i umiarkowane) oraz planowane metody ograniczania go do akceptowanego poziomu i przedstawia go Wójtowi Gminy Michałowice oraz do wiadomości audytorowi wewnętrznemu.

§ 11

Każdy kierownik komórki organizacyjnej Urzędu oraz jednostki organizacyjnej Gminy Michałowice zapewnia stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku ustalonych w Planie realizacji celów i zadań a w razie zaistniałej potrzeby przygotowuje  stosowne akty wewnętrzne uzupełniające funkcjonujący system kontroli zarządczej.

1.        Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania.

2.        W ramach monitoringu realizacji zadań, kierownicy komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice są zobowiązani do przesłania koordynatorowi sprawozdań za pierwsze półrocze w formie elektronicznej, w terminie do 15 lipca każdego roku. Wzór sprawozdania z realizacji celów i zadań, stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.    

3.        W terminie do 31 stycznia każdego roku kierownicy komórek organizacyjnych oraz  jednostek organizacyjnych Gminy Michałowice przekazują Wójtowi Gminy Michałowice w formie pisemnej Sprawozdania z realizacji celów i zadań za cały rok.

4.        Wyniki oceny i monitoringu, o których mowa w ust. l i 2  wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia systemu kontroli zarządczej.

5.        System kontroli zarządczej, w tym efektywność zarządzania ryzykiem podlega niezależnej i obiektywnej ocenie przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w Urzędzie.

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się  Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy Michałowice.

 /-/ Krzysztof Grabka

Załączniki